Kateri načrtovalci javnega dogodka se lahko naučijo iz mesta Chicaga
Sosedske organizacije v mestih po vsej državi gostijo posebne javne in skupnostne dogodke, kot so na prostem festivalih, uličnih sejmih in karnevalih. Veliko teh javnih dogodkov - zlasti uspešnih - postanejo pričakovane svečanosti in včasih ponosni na gostiteljsko skupnost. Medtem ko obstajajo vidiki načrtovanja dogodkov in izvedbe, ki se delijo na vse vrste dogodkov od poroke do korporativnih konferenc , javni dogodki ponavadi imajo svoje potrebe in izzive. Eden od teh edinstvenih dejavnikov načrtovanja javnih dogodkov je delo in sprejemanje dovoljenj vladnih agencij.
Včasih je najboljši način učenja le, da skočite vstran. Včasih je vredno učiti iz lekcije in izkušenj drugih. V tem primeru se bomo naučili iz Chicaga. Z organizacijo okoli 350 posebnih dogodkov po vsej Čikagu je Županijski urad posebnih dogodkov oblikoval svoj posebni prireditveni vodnik in posebni paket za dovoljenja za dogodke , ki vključuje praktične ideje, ki bi jih lahko druga mesta želela vključiti v svoje dogodke v skupnosti. Tukaj so najboljši nasveti za načrtovanje uspešnih dogodkov skupnosti od samih mojstrov.
01 - imajo formalen postopek prijave
V Chicagu občinska koda zahteva, da organizacije, ki želijo organizirati skupnostni dogodek, predložijo uradno prijavo, ki se strinja z določenimi smernicami dogodka, kot so:
- Za sprejem ni mogoče plačati nobene pristojbine (določite znesek donacije)
- Dobavitelji hrane morajo imeti licenco in imajo certifikat
- Prodajalci alkoholnih pijač morajo imeti licenco (samo pivo in vino)
- Prodajalci blaga morajo biti licencirani
- Čikaški tranzitni organ mora biti obveščen
Ob formalnem postopku prijave za javne in skupnostne posebne dogodke lahko zmanjša delovno obremenitev in racionalizira odobritve, kar je za vsakogar win-win.
02 - zahteva posebno dovoljenje za dogodek
Poleg postopka prijave prireditev v mestu Chicago zahteva tudi, da organizatorji predložijo posebno prijavo za dovoljenje za vstop, ki ima svoje zahteve, kot so:
- Prijavo morate oddati najmanj 45 dni pred dogodkom
- Prijave morajo biti notarizirane
- Organizatorji morajo predložiti potrdilo o zavarovanju za 1 milijon ameriških dolarjev v splošni splošni odgovornosti, ki označuje City of Chicago kot dodaten zavarovanec
Medtem ko se na prvi pogled lahko zgodi, da Chicago preprosto ustvari kar nekaj birokratskih obročev za skok, ko gre za skupnostne dogodke, ne da bi bile aplikacije preveč težke, je mesto zagotovilo, da bodo vsi javni dogodki izpolnjevali svoje zahteve - veliko ki se nanašajo na varnost.
03 - Zahtevajte karto dogodka z dovoljenjem
Organizatorji morajo v okviru prijave posebnega dogodka predložiti karto dogodkov, ki določa območja zapiranja ulic in načrt preusmeritve. Upoštevati bi morali javna garažna mesta, dostop do dovoznih poti in prostor za požarni promet. Znaki in barikade za odvoz morajo ustrezati mestnim zahtevam, organizatorji pa morajo te dobave neposredno pridobiti. Pri izdaji dovoljenja upoštevamo naslednje postavke:
- Javna varnost
- Bližina drugega dogodka na območju hkrati
- Prejšnja izdaja dovoljenja za drug dogodek na istem zemljevidu lokacije
04 - Zahtevaj dovoljenja za šotor in nadstropje
V Chicagu šotori ali nadstreški, ki so večji od 240 kvadratnih čevljev na javnih prireditvah, potrebujejo dovoljenje iz mesta. Če je večji od 600 kvadratnih čevljev, morajo risbe vtisniti pooblaščeni arhitekt ali konstruktor, načrti za izstop in izredne razmere, vključno z znaki in razsvetljavo. Če velikost presega 4000 kvadratnih čevljev, mora zahtevo za dovoljenje predložiti družba, odgovorna za postavitev zgradbe. Ta postopek zagotavlja, da so varnostni ukrepi sprejeti resno.
05 - zahteva partnerstva z uradniki javne varnosti
Posebni dogodki v Chicagu morajo vključevati policijo in gasilce. Organizatorji se morajo sestati s policijskim poveljnikom (in / ali njegovim zastopnikom), da se na dogodku srečajo z vprašanji, kot so prometni pas za nujna vozila, varnostne načrte in določena poveljstva. Organizatorji morajo določiti osebo, ki bo delovala kot povezava z oddelkom policije, gasilci, ulicami in sanitarijami, uradom posebnih dogodkov in drugimi. To bo pomagalo, da bo ena od vaših sodelavcev dobro poznana in izkušena oseba, ki bo služila kot točka usklajevanja za vse te javne službe.
06 - Navedite kontrolni seznam za požarno varnostno kodo
Organizatorji festivala in prireditev na prostem v Chicagu so opremljeni s kontrolnim seznamom in potrebni za izpolnjevanje določenih zahtev požarne varnosti, vključno z:
- Šotori so narejeni iz ognjevarnega materiala (zahteva se certificiranje)
- Gasilni aparati so potrebni v vsaki kabini
- Začasne vrstice za sedenje ležijo od 5 do 14 oseb (največ)
- Začasni sedeži morajo biti najmanj 36 centimetrov
- Vnetljive tekočine se ne smejo hraniti v nobenem šotoru, krošnji ali kabini
- Odpadki se ne smejo kopičiti
- Električne vrvice je treba zložiti navzdol in priporočamo več vtičnic
- Priporočamo požarne steze za vozila v sili (10-metrska požarna proga)
- Za uslužbence se priporoča osnovni tečaj CPR in tečaji prve pomoči
Izkušeni ali novi javni načrtovalci dogodkov so vsi cenili dober kontrolni seznam.
07 - Zagotoviti varno ravnanje s hrano
Mesto Chicago zahteva, da prodajalci pred odhodom na katerokoli vlogo obiskujejo oddelek za zdravje. Prav tako morajo prodajalci pridobiti usposabljanje in certifikacijo za sanitarije na poletnem festivalu (ki ga ponuja združenje restavracij v Illinoisu). Zdravstveni delavec, ki ugotovi, ali bo prodajalec prejel dovoljenje za delovanje, ohranja pooblastilo, da kadarkoli prekine dovoljenje.
Mesto opisuje podrobna pravila za hrano, zabojnike, nalepke, zaščito živil, higieno osebnega osebja, opremo za hrano, odpadke, gradnjo kabine in strupene snovi. Prav tako zahteva od prodajalcev, da se udeležijo obveznega sanitarnega seminarja.
V zvezi s posebnim dogodkom, ki se nanaša na beležko , mora dovoljenje za tekočino prejeti 20 dni pred dogodkom.
08 - imeti načrt za sklenitev mestnih storitev
Javni ali zasebni izvajalci morajo biti najeti za vrsto storitev, vključno s postavljanjem parkirnih znakov, barikadami, vlečnimi, odbojnimi bobni, reciklažnimi bobni, oblogami, pometanjem, zbiranjem odpadkov, električnimi storitvami in / ali zvočno opremo. V Chicagu je Oddelek za ulice in sanitarije na voljo za zagotavljanje takšnih storitev na urni najemni osnovi, ki temelji na strokovnem znanju.
Prav tako je potreben program recikliranja kot del paketa posebnih dovoljenj za dogodke v Chicagu. S povečanjem priljubljenosti zelenih dogodkov to ni slaba ideja!
09 - Zahtevajte dovoljenje za živali
Če so živali na kakršenkoli način udeležene pri dogodku, mesto Chicago zahteva, da je treba pri prijavi predložiti ime lokalnega veterinarja, ki bo prisoten na prireditvi. Ta oseba bo odgovorna za zagotavljanje vseh bolnih ali poškodovanih živali. Poleg tega lahko Komisija za varstvo in nadzor živali preveri živali pred njihovo uporabo v javnih dejavnostih.
10 - Upravljajte Event Signage in promocijo
Javni organizatorji dogodkov v Chicagu imajo priložnost, da dobijo dodatno izpostavljenost dogodku s svetlobnimi pasicami. Seveda mesto upravlja s temi zahtevami, ki zahtevajo, da organizatorji izpolnijo vlogo za dovoljenje za banner, ki vključuje kopijo predlagane grafike za banner, datum dogodka in katere koli druge pomembne vidike zahteve. Oddelek za ulice in sanitarije upravlja te vrste zahtev.