Ne začnemo že dovolj zgodaj
Zastaranje je vaš sovražnik. To je ena najpogostejših napak v načrtovanju dogodkov, ki jih želite izogniti.
Če se zgodnji začetek postopka načrtovanja dogodkov ne začne, lahko povzroči številne težave po vrstici. Takoj, ko je izbran datum in imate splošen obseg svojega dogodka in proračuna, pojdite na delo. Hoteli in druga prizorišča rezervirajte vnaprej, tako da je to čim prej zagotovljeno. Če tega ne storite, boste omejili možnosti izbire prizorišča, na žalost pa boste ostali brezplačno. Gostujoči zvočniki in zabava v živo tudi rezervirajo pot pred dejanskim datumom dogodka. Ko je datum vašega dogodka varen, opravite svoje raziskave in ko se odločite za svojega izvajalca izbire, takoj sklenite pogodbo.
Organiziranje sebe s kontrolnim seznamom za načrtovanje dogodkov je še ena naloga, ki jo je treba takoj obravnavati. Če prikažete vse korake v postopku načrtovanja dogodkov, določite, kdaj jih bo treba dokončati, in razvijate časovni razpored za vsakega, boste imeli dragocen vodnik, s katerim boste začeli in vas spremljali.
Začasno prepozno je ena najpogostejših napak v načrtovanju dogodkov.
Ne preverja konkurenčnih dogodkov
Ali ste kdaj načrtovali svoj dogodek samo za učenje - ko se je postopek načrtovanja začel in datum dogodka dogodka -, da je na istem dnevu še en tekmovalni dogodek? Samo en dogodek bo pritegnil množico, zato ne vzemite svojih priložnosti in prečkate prstov, ki bodo ti povabljeni izbrali vaš dogodek.
Izogibajte se položaju v celoti.
Naredite skrben pregled in preverite morebitne konflikte, preden je prepozno. Oglejte si urnike za srečanja v industriji (tako velika kot tudi majhna), bližina počitnic, pomembnejših športnih dogodkov in lokalnih srečanj, ki lahko povzročijo nesrečo za tiste, ki vožijo do dogodka. Ko ste se odločili za datum svojega dogodka, pojdite na svoje goste. Obvestila »Shrani datum« in seznami »prihajajoči dogodki« vsem zainteresiranim omogočajo, da vaš dogodek označite na svojih koledarjih.
Ne potrjuje prodajalcev
Podpisana prodajna pogodba je pravno zavezujoča pogodba in vam v pisni obliki nudi prodajalca odgovoren za storitve, ki jih ponujajo. Vendar v času dogodka nič ne dela z vami, ko se zavedaš, da je prodajalec brez predvajanja. Ta dogodek v roki ne bo služil hrani svojim lačnim gostom ali dostavil mize in stole v prazno dvorano. Potrdite z vsakim prodajalcem ne enkrat, vendar dvakrat. Da, dvakrat . Potrdite prejem vašega podpisanega pogodbe, ko se oba strinjata s pogoji. Še enkrat potrdite pred samim dogodkom. To ni pogovor, ki ga boste imeli glede podrobnosti o dostavi hrane ali dekorju; to je nadaljnje spremljanje, da se prepričate, da je vaš dogodek še vedno na koledarju.
Prodajalci dogodkov knjižijo več dogodkov in je zelo enostavno, da se vaši dokumenti izgubijo v naključnem ali napačno napačne strani nekoga drugega v podjetju. Zato se prepričajte, da se to ne zgodi tako, da se vrnete k njim, da se prijavite in potrdite, da je vaš dogodek in posebnosti glede datuma, časa in storitev, ki jih je treba zagotoviti, v resnici na njihovem urniku. In ohranite to prodajno pogodbo takoj na voljo.
Neobstoj "načrta B"
Načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih je obvezen za vsak dogodek, vendar posebej za tiste dogodke, ki se bodo predvidoma odvijali na prostem. Vremenski pogoji so nepredvidljivi in če hurikan, težka vetrna svetloba ali grozno nevihtno nevihte ogrozijo, da prekličete vaš dogodek, rezervirajte načrt. Datumi dežja, prizorišča alternativnih dogodkov in spremenjeni razporedi aktivnosti so vse možnosti, če je treba vaš dogodek na prostem - ali del tega - premakniti v zaprtih prostorih.
Poleg priprave na vremenske negotovosti se lahko pred kratkim obravnavajo tudi druge nenavadne okoliščine. Izgube moči se lahko zmanjšajo z generatorjem na mestu. Parkirni prostor za prelet lahko premaknete na drugo, vnaprej dogovorjeno lokacijo. Vprašanja z razpoložljivostjo hotelske sobe se lahko rešijo z ohranitvijo nekaj dodatnih sob v rezervi v vašem hotelskem bloku . Upoštevajte posebnosti vašega dogodka in razmislite o tistih področjih, ki so bolj dovzetna za vprašanja, ki se pojavljajo. Z načrtovanjem in razvijanjem alternativnih scenarijev se lahko izognete eni najcenejših napak pri načrtovanju dogodkov.
Ni najem dovolj pomoči
Ko gre za najem osebja za dogodke, je boljše. To vas bo stalo več denarja, vendar vam bo prihranilo vaš dogodek. Slika: rezervna avtomobila, ki čakajo na vstop v parkirišče, medtem ko parkirni delavci odkrito poskušajo slediti. Linija razočaranih gostov, ki čakajo na naročanje pijače kot en strežnik se bori, da sledijo povpraševanju. Zaposleni pri registraciji dogodkov, ki jih je preplavilo veliko število gostov, ki so pravkar prispeli, pustijo pretepane potnike, ki čakajo predolgo, da se prijavijo. Če imate dodatno osebje pri dogodku, ki vam pomaga v času zasedenosti, nudite dodatne storitve na področjih v stiski, odpravite težave, ki se pojavijo, ali pa prisrčna prisotnost prihajajočim gostom s pomočjo vprašanj, lahko vaš dogodek dvigne od dobrih dogodkov do vrhunskega dogodka.
Pri zaposlovanju osebja za dogodke poiščite tiste uslužbence z izkušnjami, ki delajo na vrsti dogodka, ki ga načrtujete. Najemite samo strokovne, zelo priporočene osebje. Izobražite jih o tem, kakšen je vaš dogodek, o gostih, ki se bodo udeležili, o vaših pričakovanjih in o tem, kje je njihova kontaktna točka, če imajo vprašanja ali težave. Osebje dogodka - čeprav jih ponuja zunanji prodajalec - predstavlja vas in vaše podjetje za načrtovanje dogodkov. Negativno srečanje z osebjem dogodka bo živelo v spomin tako gosta kot odjemalca in lahko kislo celo najbolj dobro načrtovane dogodke.