Račun, ki se včasih imenuje račun za prodajo, je dokument, ki ga je ponudnik izdelka ali storitve poslal kupcu. Račun določa kupčevo obveznost plačila in oblikuje terjatev iz računa . Z drugimi besedami, račun je pisno preverjanje dogovora med kupcem in prodajalcem blaga ali storitev.
Računi so pomemben del knjigovodstva in računovodskega vodenja vašega podjetja, ker zapisujejo prodajne transakcije.
Kaj vključuje račun?
V običajni razdelki na računu so:
- Datum, ko je bil račun ustvarjen. Ne pozabite na to! Datum računa začne ura tik ob stranki. Če imate pogoje (rok za plačilo), želite vključiti datum, tako da vsakdo ve, kdaj je treba plačilo.
- Imena in naslovi strank in dobaviteljev. Če ustvarjate račun v računalniški programski opremi, boste morda potrebovali le e-poštni naslov stranke, vendar je še vedno dobra ideja, da zberete in vključite fizični naslov, če morate poslati pravo črko ali dokument.
- Kontaktna imena posameznikov v obeh podjetjih (ali poslovnih in posameznih). To je dobro pravilo o odnosih s strankami, da se prepričate, ali pravilno napišete imena.
- Opis kupljenih predmetov , bodisi proizvodov ali storitev, vključno s cenami in količinami. Pogosto boste imeli opise standardnih postavk in številke zalog. Toda bodite natančni in natančni, ko ustvarite račun. S tem se izognemo zmede in vprašanj »Nisem vedel«.
- Plačilni pogoji. Ponudnik lahko na primer navede "net 30 dni", kar pomeni, da celoten znesek zapade v roku 30 dni.
Kako naročiti stranko
Morda uporabljate programsko opremo za spletno poslovanje ali pa uporabljate že natisnjen račun, ki ga boste dokončali. Postopek deluje tako za oba postopka izdajanja računov.
Račun boste pripravili šele po tem, ko boste kupcu poslali ali dostavili izdelek ali storitev.
- Začnite z identifikacijo stranke . V nekaterih primerih boste morda želeli identificirati tudi poddapo ali delo znotraj datoteke stranke.
- Vključite predhodne številke dokumentov, ki so povezani s to prodajo, vključno z nakupnim naročilom ali prodajno pogodbo ali oceno.
- Opredelite predmete, ki se prodajajo in dobavljajo . Ponavadi bi vključevali ime izdelka ali storitve, količino (ali čas, za storitve) in hitrost (za posamezno postavko ali na uro). Če uporabljate spletno programsko opremo, se izračuna vsota za vsak element. To je kraj, kjer boste morda morali razvrstiti predmet kot " nazaj naročeno ."
- Vsak element dobi svojo linijo in dodamo skupno število vrstic.
- Nato boste vključili informacije o vseh depozitih, ki jih je že kupil, ali o morebitnih popustih, ki veljajo za ta račun.
- Morda boste želeli strankam ponuditi različne načine plačevanja, morda pa boste dali popust za plačilo v gotovini.
- Vključite pošiljke za dobavljene izdelke. Obstajata dve vrsti: točka pošiljanja FOB ali destinacija FOB. (F OB pomeni "brezplačno na krovu." ) Če so pogoji prevozna točka FOB, pošiljatelj (to je prodajalec) plača ladijski promet. Če so pogoji destinacija FOB, kupec plača ladijski promet. Prav tako je dobro vedeti, ali kupec prevzame element ali predmete, če obstaja kakšno vprašanje o prejetem elementu.
- Vključite pogoje prodaje. To pomeni, kdaj želite, da kupec plača in ali boste dali kakršen koli popust za predčasno plačilo? Izrazi so izraženi kot ta 2/10 Net / 30. To pomeni, da boste dali 2% popust, če bo plačilo prejeto v 10 dneh, celotno stanje pa bo zapadlo v 30 dneh.
Račune lahko pošljete po e-pošti ali po elektronski pošti ali po faksu kupcu.
Ko stranka plača, je treba številko računa navesti v potrdilu o prodaji in se v računski programski opremi ujemati s potrdilom o prodaji, zato je jasno, da je bil račun plačan. Plačilo traja neporavnani znesek iz računa vaših računov.
Računi in nakupne naloge
Računi se včasih zamenjajo z naročilnicami . Nakupna naročila (PO) so pred transakcijo in računi so po transakciji. Nakupna naročila zabeležijo naročilo odjemalca prodajalcu ali dobavitelju.
Račun, na drugi strani, evidentira prejem proizvoda ali storitve in, kot je navedeno zgoraj, pogoje plačila. Številne družbe uporabljajo nakupne naloge kot del postopka odobritve. Nekatera podjetja zahtevajo nakup naročila za izdelke ali storitve v določenem znesku.
Računov in računov
Razlika med računom in računom je poudarek in stališče. Račun ustvari dobavitelj in je izjava o storitvah ali izdelkih, ki se proizvajajo in dostavljajo stranki, vključno z dolgovanimi zneski. Račun se lahko ustvari pred ali po prejemu izdelka ali storitve. Običajno je, da se račun vključi v izdelke, ki se dobavljajo, zato lahko prejemnik preveri predmete, da se prepriča, ali so vsi tam.
Račun je zahtevek za plačilo. Obračun se običajno upošteva s stališča stranke. Običajno je prejemati račun brez računa, kot v restavraciji ali trgovini. Obračun se ponavadi daje s pričakovanjem takojšnjega plačila.
Nekateri primeri računov
Ta vzorec računa vključuje kanadske podatke, vendar vam bo dala idejo o tem, kaj vključuje račun .
Tukaj je nekaj korak za korakom navodila za ustvarjanje računa.