Ne dovoljuje dovolj časa namestitve
Vedno je tekmovanje v teku pri določanju dogodka , vendar bi morali imeti oceno, koliko časa boste potrebovali, da bi dobili vse. Nič ni videti slabše kot imeti prostor, poln delavcev, ko teče prvi gost. Cilj mora biti, da je vsa nastavitev vsaj 15 minut pred odpiranjem vrat.
Ne razporejati pobudnikov s strankami
Sprejemnice, e-poštna sporočila in naročila za dogodke na banketih so odlična orodja za sporočanje podrobnosti dogodka. Vendar pa se lahko zanašajo samo na dokumente, s katerimi lahko posnamete sliko dogodka. Boljša strategija je, da hodi po poti z vašo stranko na kraju samem, kadar koli je to mogoče. Vsak trenutek in podrobnosti razpravljajte, kot da se dogodek dogaja pred vami.
Pozabite potrditi svoje prodajalce
Vaš povprečni ponudnik dogodkov služi več strankam v več različnih kategorijah.
Skratka, to pomeni, da jih je veliko treba zapomniti. Vedno želite dobiti verbalne ali potrditvene e-pošte vseh prodajalcev 48 ur pred nastavitvijo. E-pošta je običajno boljša, saj lahko navedete svoja pričakovanja in jih prosite, naj odgovorijo pisno.
Če pogledamo tekmovalne dogodke
Če ste kdaj imeli "hrupnega soseda", potem že veste, kako moteče so te situacije.
Odpravljanje na druge dogodke v vašem prizorišču je lahko velik izziv, zato morate o tem scenariju vnaprej razpravljati z upravljanjem prizorišč in strankami. Ugotovite, kdo bo delil iste skupne prostore in javne vire z vašo stranko, in ugotovite, kdo ima pooblastilo za reševanje vprašanj hrupa, če postanejo težave.
Nimate načrta za izredne razmere
Kaj se zgodi z vašim dogodkom v primeru slabega vremena ali celo zaprtja vašega prizorišča? To ni enostavno za načrtovanje, vendar na dan predstave postane nemogoče upravljati. Izvedite strategijo o nepredvidljivih dogodkih najmanj 2 tedna vnaprej za dobre ukrepe. Tudi če nameravate preklicati dogodek, boste še vedno potrebovali organizirano metodo za stik z vsemi vašimi gosti.
Nimam dovolj pomoči na dan dogodka
Stroški dela so vedno problem, ko poskušate uravnotežiti proračun za dogodke . Če rečemo, pomanjkanje pomoči roka lahko povzroči večje težave, kot pa preseči proračun. Ne morete pričakovati, da boste naredili vse, če ste načrtovalec dogodkov. Usklajevanje zaposlenih, prodajalcev in podrobnosti je dovolj, da vas zadržujejo sami. Ne bojte se, da boste porabili nekaj sto dolarjev za najem dodatnih delavcev, ker ne boste mogli premakniti stvari.
Ne uporabljajte pakiranja
Upravljanje dogodka izven kraja običajno zahteva obsežen seznam dobave. Seveda imate običajno nekaj tednov, da dobite vse te dobave v redu, vendar ne bodo storile ničesar, če ne bodo nikoli prišle do kraja. Pakirni seznam omogoča takojšnjo osvežitev stvari, ki jih potrebujete za nalaganje v vozilo. Seveda boste verjetno našli peresa in trak za izposojo na prizorišču, toda, kaj se zgodi, če pozabite svoje ime ali vaš prenosnik? Naredite pakirni seznam in preverite, ali je bil preden zapustite.
Dobra novica je, da so napake pri načrtovanju dogodkov zlahka preprečljive. Pravzaprav bi lahko natisnili ta članek in ga objavili, da bi služili kot opomnik, kaj storiti. Ne pozabite, preprečevanje je vedno lažje kot okrevanje!