Prodajalec bo ponudil ponudbo, ki bo temeljila na razumevanju zahtev, določenih v RFP, in konkurenčne ponudbe bodo ovrednotene tako, da bodo izbirali zmagovalni prodajalec ali kratek seznam prodajalcev, ki bodo nato predstavili podjetja .
Opredelitev predloga za predlog dokument
Dokument RFP je ključnega pomena za pridobitev prodajalca, ki lahko izpolni poslovne zahteve stranke. Če je dokument pomanjkljiv, bodisi z dvoumnimi zahtevami, manjkajočimi zahtevami ali nerazumnimi zahtevami za prodajalca , bo postopek RFP vodil do nepopolnih ponudb ali v nekaterih primerih tudi nobenih ponudb. Prodajalcem ni treba predložiti ponudb za vse RFP, ki jih prejmejo, in tudi če bi lahko izpolnjevali zahteve RFP, morda ne bodo sposobni pravočasno izpolniti zahtev. Kasneje se pogosto najde, ko stranka pošlje RFP na manjše prodajalce, ki so lahko vodilni na svojem področju, vendar nimajo sredstev ali zmogljivosti za izpolnjevanje potreb kupca.
Vsak RFP bo drugačen glede na zahteve, ki so bile opredeljene, in specifične potrebe naročnika. Tudi v isti družbi se dokument RFP lahko osredotoči na različne primere. Za nekatere RFP-je lahko osredotočenje na ceno, druge pa se lahko osredotočijo na čas dobave ali zahteve glede kakovosti za potrebne elemente.
Posebne značilnosti dokumenta RFP
Obstajajo nekatere značilnosti dokumenta RFP, ki so potrebne. Na primer, vsak RFP mora imeti določen datum in čas, po katerem kupec od vseh potencialnih dobaviteljev zahteva predložitev ponudbe. Če so ponudbe poslane po tem datumu, jih je treba zavreči. Če prodajalec ne more pravočasno predložiti ponudbe, bi to lahko pomenilo morebitno težavo pri organizaciji in morebitne pomisleke glede dostave.
Vendar mora kupec prodajalcem zagotoviti dovolj časa za predložitev ponudbe. Če so zahteve še posebej zapletene, bodo morali prodajalci morda sestaviti odzivno skupino, ki bo razčlenila zahteve na področja, ki jih lahko razumejo in nato zberejo ponudbo. Če je časovna omejitev, določena v RFP, prekratka, se lahko odzovejo odzivi in prodajalci lahko ugibajo kompleksnost projekta in ne v celoti razumejo. To bo pripeljalo do netočnih ponudb in izgubljenega procesa RFP.
V dokumentu RFP je treba navesti postopek, če imajo prodajalci dodatna vprašanja o zahtevah, določenih v RFP. Prodajalci ne bi smeli dovoliti, da pokličejo kupca, saj lahko to privede do enega prodajalca, ki mu daje dodatne informacije, ki jim dajejo konkurenčno prednost.
Najbolje je organizirati konferenčni klic, tako da lahko predstavniki vsakega prodajalca vprašajo in poslušajo vprašanja, usmerjena nazaj k stranki. To zagotavlja poštenost v postopku zbiranja ponudb.
Dokument RFP mora jasno opredeliti tudi obliko ponudnika RFP odziv. Če to ni jasno opredeljeno, se bodo poslali odgovori, ki so v različnih oblikah in ne bi bilo mogoče primerjati ponudb ponudnika. V odzivnem formatu je treba opredeliti, kaj se od prodajalca zahteva v vsakem odseku, na primer sklicevanja, povzetki potencialnih članov skupine, dokument z razumevanjem ponudnikov o zahtevah in oblika za oblikovanje cen. Če se vsak ponudnik drži pravilne oblike odziva, bo to olajšalo primerjavo ponudb.