Tukaj je nekaj področij, kjer boste morali pokazati izkušnje in strokovno znanje ...
Odločanje
Zdi se, da vsak vidik načrtovanja dogodkov vključuje izbiro. Od prizorišč in gostinstva do prodajalcev in izbir dekorjev morajo načrtovalci pravočasno sprejemati najboljše odločitve za skupino. Te izbire se povečajo v vodilni vlogi, saj vas bo celotno službo gledalo k končni odobritvi. Medtem ko je pomembno, da se zavedate izbire, morate hitro izbrati smer, da se stvari premikajo.
Upravljanje procesov
Oddelki z več koordinatorji imajo ogromno informacij, ki tečejo skozi njih vsak dan. To vključuje bistvene dokumente, kot so naročila, naročila za banketne dogodke, računi in prodajne pogodbe . Edini način, kako učinkovito upravljati vse te informacije, je, da imajo člani skupine, ki jih je treba slediti, določen postopek. Brez strukturiranega režima za predložitev dokumentov in spremljanjem zapadlih zahtev bo vaš oddelek na koncu videl dan, ko se nekaj razbije skozi razpoke.
Bodite natančni o tem, kako pričakujete, da bodo informacije potekale skozi vašo ekipo in poskusite vključiti pregledne točke za spremljanje napredka.
Usmerjevalno osebje
Skoraj nemogoče je voditi ekipo, ne da bi razumeli, kako vsaka oseba prispeva k misiji. Pri načrtovanju dogodkov se ekipa razširi na vse, ki sodelujejo pri izgradnji dogodka.
Ko pogledate na ta način, se lahko seznam dobi precej dolgo. Na vrhu so koordinatorji dogodkov in od tam se hierarhija razširi, da vključuje strežnike, uporabnike in varnostno osebje. Dober direktor razume, kako naj bi vsak od teh položajev opravljal. Na ta način, če se pojavijo problemi, lahko neposredno obravnavajo vprašanje in vodijo ljudi v pravo smer.
Zmanjšajte neučinkovitosti
Čas je kritičen vir pri načrtovanju dogodkov, cilj vsakega direktorja pa je, da čim bolj zmanjša čas, ki se izgubi na neodločenosti in čakanju. To je lahko tako preprosto, kot je opredelitev boljšega načina za postavitev prostora ali pa je zapletena kot reorganizacija strukture oddelka. Cilj reorganizacije naloge ali strukture bi moral biti določiti, kdaj je čas izgubljen in hkrati zagotoviti rešitev, da bi bila učinkovitejša. Vsako minuto, ki se zdrsne, ni mogoče obnoviti, zato je nujno, da nenehno analiziramo postopke za odkrivanje področij za izboljšave.
Spodbujanje timskega dela
Za izvedbo načrta dogodkov potrebuje ekipo usposobljenih posameznikov, na koncu pa se vsi zanašamo na druga, da opravimo delo. Dobre ekipe se običajno ne povezujejo sami - vodijo jim izkušnje in smeri njihovega trenerja.
Pri načrtovanju dogodkov je trener režiser, pri čemer se z njimi začne prekoračitev odgovornosti za delitev. To je direktor, ki mora zagotoviti, da so potrebe stranke ustrezno sporočene drugim oddelkom, tako da se vse skupaj prikaže na dnu dogodka. Nobena oseba ni odgovorna za uspeh ali neuspeh dogodka, dober direktor pa bo spodbudil vzdušje, kjer vsaka oseba razume povezavo z večjo sliko.
Vodilni oddelek za načrtovanje dogodkov zahteva veliko izkušenj, vendar vse izkušnje na svetu niso nadomestilo za prave vodstvene lastnosti. Morate biti sposobni voditi zaposlene in analizirati procese, da bi kar najbolje izkoristili svojo ekipo. Če iščete postati direktor, potem so to lastnosti, ki jih boste želeli razviti, da bi jih lahko upoštevali pri naslednji priložnosti v vaši karieri.