Poiščite, posnemite in zaščitite digitalno vsebino vašega podjetja
To je 21. stoletje in vse je digitalno, to je spletno. V vašem podjetju imate digitalna sredstva, ki jih morda niste pomislili. Ta sredstva, tako kot vsa vaša poslovna sredstva , so dragocena in jih je treba zaščititi.
Kaj so digitalna sredstva?
Vaše podjetje ima sredstva - stvari z vrednostjo. Ta sredstva vključujejo vse od denarnih sredstev in terjatev do kupcev , preko poslovne opreme in vozil, do zemljišč in zgradb.
Vaš računovodja je verjetno vključil ceno in trenutno vrednost vašega premoženja v svojo bilanco stanja, vendar so morda pozabili digitalna sredstva.
Digitalna sredstva so sredstva, ki obstajajo na spletu. Nekatera vaša digitalna sredstva lahko obstajajo na svojih strežnikih ali pa so lahko v oblaku. Digitalna sredstva vključujejo:
- Poslovne fotografije, ki ste jih ustvarili. Lahko so fotografije vaših poslovnih ali poslovnih procesov. To so sredstva, ker bi jih bilo mogoče prodati.
- Poslovna spletna mesta ali bloge . Vsebina je vredna in "videz" mesta bi lahko bil dragocen, če bi bila blagovna znamka.
- Poslovni procesi (na primer na tabelah), ki so jih razvili vaši zaposleni in jih je mogoče podvojiti in prodati.
- Aplikacije, ki jih je vaše podjetje ustvarilo, bodisi prodajati bodisi za lastno uporabo.
- E-poštni stiki in seznami strank ali strank , vključno z e-poštnimi seznami, imajo vrednost, ker jih je mogoče prodati.
- Naročnine na spletne revije imajo vrednost za termin naročnine.
- Intelektualna lastnina - avtorsko zaščiteni material, blagovne znamke ali storitvene znamke (npr. Logotip vašega podjetja), patenti. Ta sredstva so lahko v papirni obliki, vendar so najpogosteje digitalna.
- Izdelki v spletni trgovini , ki so del vašega inventarja. Morali bi biti pod vašim nadzorom, tudi če so shranjeni na spletu. Če ste prodajalec Amazon , lahko na primer izdelki v svojem skladišču, vendar boste dobili prodajo.
Zakaj so digitalna sredstva pomembna?
Kot vse dragocene stvari, ki so v lasti vašega podjetja, digitalna sredstva so zelo koristna za vaše podjetje.
- Stroške, povezane z nakupom in uporabo sredstev, lahko zahtevate pri obračunu vaše poslovne obdavčitve. Stroški kratkoročnih sredstev (npr. Zaloge) se lahko takoj obravnavajo kot odhodki, medtem ko se stroški dolgoročnih sredstev (ki trajajo najmanj eno leto) lahko časovno razporedijo (bodisi z amortizacijo).
- Veliko teh sredstev lahko prodajate ali jih licencirate, medtem ko jih še vedno posedujete.
- Sredstva so dragocena za vlagatelje ali nekoga, ki kupujejo vaše podjetje . Znesek, ki bi ga lahko nekdo plačal za nakup svojega podjetja, je v veliki meri odvisen od vrednosti poslovnih sredstev.
- Nekatera digitalna sredstva, kot so seznami strank ali seznami naročnikov glasila, so še posebej koristna pri ugotavljanju dobre volje. Vrednost dobrega imena z vidika računovodstva in vrednotenja temelji na teh seznamih.
- Zaščita računovodskih evidenc in evidenc zaposlenih namreč pomeni, da so na voljo za revizije . Brez računovodskih evidenc pomeni, da morda ne boste mogli dokazati odštetja stroškov. Brez evidenc zaposlenih lahko pomeni, da imate tveganje za kazni in kazni.
Kje začnem zaščititi moja digitalna sredstva?
Iskanje in seznam. Začnite z izdelavo izčrpnega seznama vseh teh sredstev.
Uporabite zgornji seznam kot izhodišče, vendar bodite kreativni. Pomislite na vse, kar imate na spletu ali na vašem podjetju, ki bi lahko bil dragocen. Iščete stvari, ki so lastni (ki jih imate v lasti vaše podjetje), stvari, ki jih nihče drug nima in bi jih morda želel kupiti ali vzeti. Upoštevajte ta digitalna sredstva kot možne predmete za prodajo. Katero bi si želeli ali bi se vam zdelo dragoceno, če bi kupili to podjetje?
Vzpostaviti lastništvo in vrednost. Oglejte si digitalna sredstva, ki ste jih navedli. Kdo jih ima? Preden lahko zaščitite ta sredstva, je treba določiti posebno lastništvo. Na primer, ali lahko dokažete, da vaše podjetje poseduje e-poštna sporočila zaposlenih ali e-poštne sezname? Preverite pri odvetniku, da napišete pravilnike o lastništvu.
Čeprav je težko določiti določeno vrednost za nekatere digitalne vire vašega podjetja, je dobra ideja, da nekaj občutka te vrednosti prej in ne kasneje.
Da, vrednost teh digitalnih sredstev se lahko spreminja, saj dodate stranke na svoj seznam ali strani na vaše spletno mesto ali posodabljate procese, vendar se lahko z vrednotenjem nastavi osnovna vrednost. Poiščite poslovnega cenilca, ki vam lahko zdaj oceni. Lažje je ceniti nekaj, kar obstaja, in ne nekaj, kar je bilo ukradeno ali uničeno zaradi nesreče, kot je poplava ali požar.
Če imate izdelke, ki jih prodajate prek spletnega prodajalca, kot sta Amazon ali eBay, preberite sporazum, da zagotovite, da obdržite lastništvo.
Ustvarite zaščitne sporazume. Z digitalnimi sredstvi zaščitite s sporazumi s tistimi, ki bi jih lahko ukradli. Razmislite, ali zaposleni, naročniki in svetovalci podpišejo sporazume o nerazkritju. Ti sporazumi drugim opozarjajo, da lahko kraje digitalnih sredstev povzročijo pravno tožbo.
Registrirajte svoje lastništvo. Veliko digitalnih sredstev lahko registrirate, da poveste svetu svojega lastništva. Poslovne fotografije, procese in vsebino spletnih mest in spletnih dnevnikov je mogoče zaščititi z avtorskimi pravicami . Digitalna sredstva, kot so logotipi in modeli, so lahko blagovna znamka. In ne pozabite patentov za procese.
Načrt za prihodnost. Kaj se zgodi z digitalnimi sredstvi vašega podjetja, če se vam kaj zgodi? Vključite digitalna sredstva v pogodbe podjetja. Na primer, digitalna sredstva v lasti partnerstva je treba vključiti v sporazum o partnerstvu skupaj z drugimi sredstvi. Če imate majhno posamezno ali družinsko podjetje, vključite ta sredstva v svoje zaporedne načrte.
Rezerva! Pomembno je najti rezervni sistem za zaščito vseh vaših digitalnih sredstev. Ob rezervni kopiji varnostne kopije ni nora; Lifewire predlaga dvojni rezervni sistem, ki uporablja več zunanjih trdih diskov. Prav tako boste morda želeli varnostno kopiranje trdega diska in varnostno kopiranje na spletu zagotoviti dvojno prepričanje.
Končno, vzpostaviti protokole za zaščito digitalnih sredstev
Zdaj, ko ste nastavili svoj sistem digitalnega upravljanja premoženja , ga dokumentirajte. Nastavite specifična tekoča opravila za varnostne kopije in roke za preglede in posodobitve.
Veliko vašega podjetja je na spletu; Ohranjajte to zvok skupaj z zaščito teh spletnih digitalnih sredstev