Kaj, če izgubite poslovne dokumente v nesreči?

Kako obnoviti poslovne zapise

Če je bilo vaše podjetje prizadeto zaradi katastrofe, kot so hurikan, tornado ali blaznica, se morate nemudoma vrniti v gospodarstvo. Ena pomembna stvar, ki jo je treba upoštevati pri načrtovanju načrtovanja nesreč, je, kako shraniti in obnoviti poslovne zapise.

Kaj se zgodi, če izgubite svoje poslovne dokumente v nesreči? To je dvojni whammy. Tukaj sta dva problema:

Prvič, nimate evidenc za podporo davčnih olajšav na splošno in,

Drugič, nimate evidenc za podporo izgub zaradi nesreče.

Podpora davčnim odbitkom, ko dokumenti niso na voljo

IRS zahteva, da podjetja (in posamezniki) zagotovijo evidence za podporo svojih poslovnih ali osebnih davčnih olajšav. Če nimate poslovnih zapisov za podporo odbitkov in ste revidirani, imate dilemo. Davčni predpisi navajajo, da "nerazpoložljivost evidenc davkoplačevalca ne olajša davčnega zavezanca, da dokazuje svojo upravičenost do odbitkov."

Boste morali poskusiti rekonstruirati tiste izgubljene poslovne zapise. Ampak, če so bili zapisi izgubljeni ali uničeni v poslovni nesreči, kaj delate?

Podpiranje nesreče pri nesreči, ko dokumenti niso na voljo

V primeru nesreče, ki škodi vašim poslovnim zapisom, sledite dvostopenjskemu postopku.

Najprej dokumenti, da je prišlo do nesreče. V nedavnem (2014) davčnem sodišču je Sodišče krivdo davkoplačevalca, ker ni nikoli poročal o nesreči.

V tem primeru je davkoplačevalec, ki je zahteval škodo zaradi poplav, povzročil, da je njegova poslovna evidenca nepovratna, vendar ni utrpela škode zaradi poplav z zahtevkom za zavarovanje ali drugimi dokazi. Če ne morete dokazati, da so bili zapisi izgubljeni ali uničeni, lahko IRS domneva, da jih niste imeli na prvem mestu.

Najboljši način dokumentiranja nesreče je vložiti zahtevek za zavarovanje . Tudi če živite v območju nesreče, IRS nima načina, da bi vedel, ali je vaše podjetje utrpelo škodo, razen če ste izgubo pisno poslali.

Kako dokumentirati poslovne izgube

Za evidentiranje izgube poslovnega premoženja, vključno z vozili, opremo, pohištvom in napeljavami, boste potrebovali vaše evidence premoženja. Poročajte o izgubah zaradi nezgode pri vašem podjetju ali osebni davčni napovedi. Objava IRS 547 opisuje postopek določanja odbitkov pri izgubah, vključno z zmanjšanjem poštene tržne vrednosti.

Prav tako lahko vložite vlogo za pomoč pri FEMA (zvezna služba za pomoč pri nesrečah) ali vložite zahtevek za pomoč pri nesreči pri Upravi za mala podjetja.

V primeru zgoraj navedenega davčnega sodišča, če so vaše poslovne knjige izgubljene ali uničene, morate narediti "resno in prepričljivo prizadevanje" za rekonstrukcijo poslovnih zapisov.

Rekonstrukcija zapisov po katastrofi

IRS ima odlično objavo, ki govori o tem, kako obnoviti svoje zapise v primeru izgube iz nesreče.

Na teh obrazcih morate predložiti " stroškovno osnovo " in "prilagojeno osnovo" za katero koli lastnino, ki je v vaši lasti.

Ali lahko to storiš? Ali imate zapise, ki prikazujejo, kaj ste plačali za to?

Zaščita poslovnih zapisov pred nesrečo

Seveda je najboljši način za zagotovitev, da vaši poslovni zapisi preživijo nesrečo, da jih zaščitite pred nesrečami.

Varnostno kopirajte zapise in jih odnesite na varno mesto, stran od vašega podjetja. Izpraznite jih tudi na spletu.

Preberite več o tem, kako zaščititi poslovne zapise pred izgubami zaradi nesreč .

Kaj storiti zdaj, preden katastrofa napada vaše podjetje

  1. Nastavite svoj sistem vodenja poslovnih zapisov, tako da imate vse zapise, ki jih potrebujete za davčne namene.
  2. Vaši poslovni zapisi naj bodo čim bolj varni pred nesrečo.
  3. Varnostno kopirajte svoje zapise.

Za več informacij

Vir: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)

Navodila za IRS, ki vam bodo morda v pomoč:

Objava IRS 547: Žrtve, nesreče in tatvine

Publikacija IRS 584-B: Delovni zvezek za poslovne nesreče, nesreče in krajo