Zvezni zakon zahteva, da vodi evidenco o plačilih in drugi dokumentaciji
Katere plačilne zapise so delodajalci potrebni za vodenje?
Običajno bi večino zapisov, ki jih zahteva zakonodaja, vodili samo med poslovanjem, zato upoštevanje ne bi smelo preveč zahtevati dodatnih ukrepov ali dela.
Preglejte zapise, ki jih že imate, da se prepričate, da ste v skladu z zahtevami IRS in FLSA.
Evidence se lahko hranijo v kateri koli obliki, tudi v elektronski obliki. Za vse neobvezne delavce in tiste, za katere veljajo minimalne plače, je treba hraniti naslednje:
- Osebni podatki, vključno z imenom delavca, domovim naslovom, delovnim mestom, spolom in rojstvom, če je mlajši od 19 let
- Ura in dan, ko se začne delovna nedelja
- Skupno število ur je delalo vsak delovni dan in vsako delovno nedeljo
- Skupni dnevni ali tedenski dobiček iz naslova neposrednega plačila
- Redna urna plača za vsak teden, ko se opravlja nadur
- Celotna plačila nadur za delovni teden
- Skupne plače, plačane za vsako plačilno obdobje
- Datum plačila in plačano obdobje.
Neobremenjenim delavcem je treba plačati vsaj minimalno plačo in prejemati nadure za vsako opravljeno delovno silo več kot 40 tedensko. Delavec je lahko oproščen, če mu je plačan najmanj 455 dolarjev na teden na podlagi plače in če opravlja nekatere delovne naloge, običajno administrativne, izvršilne ali vodstvene.
Plačilo v pravem času je tisto, kar je bilo zasluženo v prvih 40 urah v delovni nedelji.
Potrebne evidence za oproščene delavce se razlikujejo od tistih za delavce, ki niso oproščeni, in za zaposlene v gospodinjstvih, za zaposlene, ki delajo pod rednimi plačilnimi dogovori, so potrebni posebni podatki za zaposlene, ki jim je nastanjena nastanitev ali drugi objekti, in za zaposlene, ki prejemajo sanacijsko izobrazbo.
Če katerikoli od vaših delavcev spada v te kategorije, se posvetujte z odvetnikom.
Obrazci, ki jih morate hraniti
Poleg evidenc o plačilu morate hraniti še nekaj drugih dokumentov v datoteki za vsakega zaposlenega.
- Podpisana kopija njegovega W-4 obrazca, ki prikazuje zvezno prikrivanje. Ta obrazec je mogoče večkrat spremeniti, zato poskrbite, da boste obdržali najnovejši obrazec na vrhu.
- Kopija katerega koli obrazca, na podlagi katerega je delavec odobril odbitke za plače, vključno s koristmi in posebnimi donacijami, kot so United Way ali druge dobrodelne organizacije
- Kopijo prvotnega prijavnega obrazca zaposlenega in morebitnih spremljajočih dokumentov, kot so povzetki ali prepisi.
- Zapiše o spremembah ravni plač, vključno s promocijami ali demotijami, in razloge za te ukrepe.
Kaj je najboljši način za vodenje evidence plačil?
Zapise o plačah, vključno s tistimi, ki dokumentirajo vse opravljene ure, spremembe stanja plačila in plačilne stopnje, je treba hraniti v ločeni datoteki.
Prav tako morate voditi evidenco o vseh spremembah plač in zaslužkov zaposlenih, vključno s soglasjem zaposlenih. Imeti morate pisno soglasje o kakršnem koli odbitku od plače zaposlenega, z izjemo davkov in zaslanj FICA .
Susan Heathfield, strokovnjak za človeške vire, ima podrobnejše informacije o tem, kaj je treba hraniti v kadrovskem osebju.
Kdo je dovoljen, da si ogleda evidence zaposlenih?
Večina podjetij hrani evidenco zaposlenih na omejenem območju in omogoča dostop samo posameznikom, ki bi morda morali videti evidenco zaradi svoje zaposlitvene razvrstitve ali položaja. Zapisi zaposlenih ne smejo biti nikoli odstranjeni iz snemalne sobe. Če imate več kot nekaj zaposlenih, boste morda želeli nastaviti pravilnik o dostopu do osebnih datotek, tako da zaposleni v človeških virih znajo odgovoriti na zahteve.
- Zaposlenim je treba dovoliti, da si ogledajo svojo lastno evidenco. Morda boste želeli, da nekdo ostane v sobi z zaposlenim, medtem ko si ogleda svoj lastni zapis.
- Določite, kateri zaposleni v podjetju si lahko ogledajo zapise zaposlenih. Dostop je navadno omejen na zaposlene na oddelku za človeške vire ter na menedžerje in vodstvo nad določeno stopnjo.
- Različnim zveznim in državnim revizorjem je dovoljen dostop do evidenc zaposlenih za namene revizije. Preden lahko dovolite revizorju dostop do evidenc zaposlenih, lahko zahtevate nalog.
- Odvetniki, ki zastopajo zaposlene v tožbah, imajo lahko dostop v določenih posebnih primerih. Uradnik na najvišji ravni ali odvetnik družbe mora preveriti prošnjo odvetnika, preden se omogoči ogled zapisov.