Vzpostavitev učinkovite strategije upravljanja terjatev je ključni del vodenja uspešnega poslovanja. Kljub temu se redno ukvarjamo z SMB, ki ne poskušajo metodično pristopiti k razmeram in so slabše za to. Izboljšanje in optimizacija računskih terjatev prinaša številne prednosti tabeli in se ne nanašajo samo na sam AR. Učinkovit in učinkovit AR proces tudi pozitivno vpliva na trženje, prodajo, storitve za stranke in splošne operacije.
Zato je vredno posvetiti čas in prizadevanja za njegovo izboljšanje.
Zakaj optimirati račune, ki zadevajo terjatve
Tako kot mnogi lastniki podjetij, morda ne boste takoj videli koristi proaktivno optimizacijo vaših računov terjatev. Kot je bilo omenjeno zgoraj, pa lahko to močno izboljša številne vidike vašega podjetja. Preprečuje, da bi obstoječi kapital odšel v odpadke, kar povečuje likvidnost. Po drugi strani pa je podjetje bolj sposobno zmanjšati dolg, zmanjšati stroške, povečati sredstva skladov in v mnogih primerih presegati konkurenco.
Pomemben del optimiranja procesov pri sprejemanju računov mora biti vztrajen pri zgodnjem začetku postopka. Vse prepogosto so podjetja tako pripravljena prodajati, da obravnavajo terjatve kot naknadno. Začetek postopka zgodaj pomeni razpravo o stvareh, kot so plačilni pogoji v zgodnjih fazah odnosov s strankami. Pridobivanje nove stranke na krovu z elektronskimi plačili na začetku procesa je še en primer proaktivnega pristopa k razmeram.
Preden storite karkoli drugega, potem zavezujte svoje podjetje, da bo terjatev v zvezi s terjatvami prednostno obravnavala v zgodnjem postopku.
Običajne pasti, ki jih prejemajo obresti
Lastniki podjetij pogosto potisnejo terjatve do zadnjega gorilnika, ob predpostavki, da je črpanje dovolj dobro v redu. Vendar pa slabe prakse podjetja AR povzročajo številna vprašanja za podjetja.
Od podaljşanja kredita strankam, ki niso usposobljene, da pravoćasno ne sledijo preteklih raćunovodskih izkazih, slabe prakse podjetja AR sesajo ćas, denar in produktivnost podjetja. Pogosto proizvajajo valovit učinek, ki se dotika skoraj vsakega vidika vodenja podjetja. Najslabši del vsega je, da se številne težave zlahka izognejo.
Druga skupna vprašanja, povezana z AR, vključujejo nepravilno uporabo in dodeljevanje gotovinskih plačil, ne upoštevajo točnosti računov in računov ter neuspešno ustvarjanje in pravilno uporabo poročil o ničemer v zvezi z morebitnimi težavami. Vsak od teh in drugih napačnih korakov lahko povzroči daljnosežna vprašanja za celo zelo uspešna in donosna podjetja, zato je več kot vredno, da jih čim prej odpravijo.
Optimizirajte te pet aktivnosti za izboljšano obdelavo terjatev
Optimiziranje računskih terjatev procesov zdi precej zastrašujoče od samega začetka. Vendar lahko z metodološkim pristopom k situaciji izvedete spremembe, ki bodo imele za posledico dokaj hitro in dramatično izboljšanje. Za vaše udobje smo identificirali pet aktivnosti, ki bodo ob pravilni optimizaciji drastično izboljšale splošno delovanje vašega računa terjatev in posledično ustvarile številne ugodne koristi za vaše podjetje kot celoto:
- Vzdrževanje natančnih podatkov o strankah - Centraliziranje procesa obdelave podatkov za zagotovitev točnosti računov strank in informacij je bistven del vzpostavitve in vzdrževanja učinkovitega postopka terjatev. Na primer, netočni naslovi lahko povzročijo, da so računi poslani na napačen kraj, kar povzroči zamujena plačila. Račune strank je treba redno preverjati, da preverite nepravilnosti, kot so nenavadni ali neprimerni plačilni pogoji, kreditne omejitve, popusti in podobno. Spremembe podatkov o strankah bi morale biti ustrezno dokumentirane, zato bi bilo treba vzpostaviti nadzor, da bi nepooblaščenim osebam preprečili dostop do ali urejanje podatkov.
- Vzpostaviti jasen in soglasen postopek odobritve kredita - Prevečkrat se podjetja poslužijo v škodljive kreditne navade, da bi povečale prodajo. Seveda to vodi do začaranega kroga, ki lahko na koncu pripada katastrofalnemu podjetju. Razširitev dobropisa je lahko zelo dobra stvar, vendar je treba določiti jasen postopek za to. Vključiti mora jasna navodila o tem, kdaj in kako ovrednotiti in preklicati omejitve kreditov, kdaj je treba zadržati račune in kako deluje postopek prijave. Redne preglede postopka odobritve kredita je treba opraviti, ker se okoliščine spreminjajo.
- Ustvarite učinkovit proces obračunavanja - Obračunavanje in izdajanje računov strankam mora biti natančno in racionalizirano, da bo učinkovito. Napake pri določanju cen, enotah in podobno lahko povzročijo resne nevarnosti. Poleg tega je treba ustvariti in poslati račune pravočasno, način njihovega priprave pa mora biti skladen in opredeljen. Eden od načinov za izboljšanje obračunavanja in izdajanja računov je s tem, da kar se da avtomatizira, zato se ne bojite, da bi se tukaj zanašali na tehnologijo. Uporabite poročila o izjemah, da določite problematične račune. Če je mogoče, nastavite portal za stranke, da bodo nekaterim delom preusmerili stranke, hkrati pa jim dali občutek avtonomije.
- Odpravite proces vložitve gotovine - ob prihodu morajo biti plačila pravilno uporabljena. Uporabiti jih je treba za pravilne stranke in za ustrezne račune. V nasprotnem primeru, če se spori ali težave pojavijo kasneje, bo težava na začetno težavo ničla. Plačila je treba uporabiti tudi hitro, da zagotovite, da v vsakem trenutku veste, kateri računi so aktualni in ki zapadejo. Eden od možnih načinov za optimizacijo procesa je ponuditi omejeno število možnosti plačila za preprostost. Vnos objav v dnevnik nemudoma in dolgo pred datumi prekinitve. Kadarkoli je to mogoče, se izogibajte odmetavanju gotovine na račune za neizpolnjevanje obveznosti, dokler ne boste imeli časa, da ugotovite, kje naj bi šel.
- Optimizirajte postopek zbiranja - Pravilno optimiranje terjatev do kupcev omogoča pravočasno in učinkovito zbiranje plačil veliko lažje. Ko se na primer pravilno izvajajo plačila, je preprosto ugotoviti, v katerih računih je tveganje, da bi šli v privzeto stanje. Prizadevanja za zbiranje morajo biti dosledna in metodična. Uvesti je treba jasno opredeljen postopek pogajanj o plačilnih načrtih, da se zagotovi skladnost s splošnimi cilji družbe. Postopke je treba čim bolj avtomatizirati, da zmanjšajo tveganje napak pri ročnem vnosu.
Osem najboljših praks za sprejem izboljšanih računov, ki jih je mogoče dobiti
American Productivity and Quality Center, ali APQC, je vzpostavil niz standardov, imenovanih Open Standards. Predstavljajo najboljše prakse za obdelavo terjatev in se morajo izkazati kot neprecenljive, ko delate v smeri obdelave vaših AR procesov. Za vaše udobje smo povzeli osem najpomembnejših točk iz APQC Open Standards:
- Odpravite ovire pri sprejemanju plačil - na primer, anketirajte svoje stranke, da ugotovite, katere načine plačil so najboljše za njih. Od tam razmislite o ponudbi drugačnega izbora možnosti plačila, da strankam olajšate pravočasno plačilo računov.
- Prednostna naloga upravljanja s kreditnimi sredstvi - Ne podaljšajte kredita, če ne bo šlo samo za nadaljevanje prodaje. Ta strategija se vrača na dolge razdalje in je le en primer številnih potencialnih težav, ki lahko nastanejo zaradi slabih procesov upravljanja kreditnega tveganja.
- Redno preverjati terjatve do kupcev - Določite časovni razpored za spremljanje in ocenjevanje stanja terjatev do vaših računov. V idealnem primeru bi bilo treba to narediti vsaj enkrat na teden. Čim prej najdete napake, prej jih lahko popravite - in manj verjetno, da bodo povzročile velike težave za vaše podjetje.
- Razmislite o skrajšanju plačilnih pogojev - ni nobenega zakona, ki pravi, da morajo vse stranke imeti plačilne pogoje za net-30. Pogosto pri uporabi krajših plačilnih pogojev strankam, ki plačujejo počasno plačilo, plačajo vsaj malo hitreje, zato je vredno razmisliti.
- Ustvarite postopek reševanja reševanja sporov v zvezi z zaračunavanjem plačil - Določite specifičen postopek za obravnavanje spora zaradi zaračunavanja. To ne bo le racionaliziralo postopka, ampak bo izboljšalo splošno zadovoljstvo strank, ker bo vaša ekipa natančno vedela, kaj storiti, ko pride do spora.
- Avtomatizirajte - preiskujte različne vrste programske in druge oblike tehnologije za avtomatizacijo čim večjega števila terjatev. Več kot lahko odstranite človeški element, bolj natančen in zanesljiv bo celoten proces. Mnogi programi so dragi, vendar je donosnost naložbe precejšnja, saj je manj napak, v mnogih primerih pa tudi produktivnost zaposlenih.
- Ustvarite proaktivni postopek zbiranja - kolekcije naredite najpomembnejšo prednostno nalogo in jo uveljavite z vzpostavitvijo jasne in jedrnate strategije zbirk. V idealnem primeru si prizadevamo zgodaj posegati. Ko se račun drsi v stolpec s preteklimi časi, mora biti vaša ekipa povsod in vedeti, kaj storiti.
- Elektronsko plačilo - če imate sredstva za to, elektronsko začnite zaračunavati stranke. Medtem ko bodo nekateri, ki ne morejo podpreti elektronskih računov in plačil, je večina podjetij na tem področju v teh dneh. Manj papirja preveri, ali morate obdelati in poslati pošto, ki jo boste morali poslati, lažje in natančnejše bo celoten proces.
Kot vidite, vam ni treba začeti od začetka, da bi izboljšali in optimizirali vaše račune terjatev. Lahko se odločite, da vzamete eno območje naenkrat, ali pa lahko potopite polno peno in ga vse hkrati popravite. Kakorkoli, vsi koraki, ki jih boste sprejeli za optimizacijo terjatev do vaših računov, se bodo dolgoročno dobro odplačevali.