Če ima vaše podjetje odgovoren načrt, povračilo nekaterih poslovnih stroškov ni obdavčeno zaposlenemu. Če vaš načrt za povračilo stroškov poslovanja ne ustreza zahtevam IRS za odgovoren načrt, se ta povračila obdavčijo zaposlenemu, pri teh plačilih pa je treba plačati pri viru federalne davke na dohodek in davke na izplačane plače.
Poleg tega morate kot delodajalec prijaviti ta plačila na obrazcu W -2 zaposlenega.
Odgovorni načrti lahko vključujejo povračilo stroškov za različne stroške dela, vključno z:
- Potni stroški zaposlenih, vključno z obroki in zabavo,
- Nakup orodja in opreme, in
- Stroški zaposlenih na domu.
Odgovorni načrt mora vključevati tudi postopek, ki od delavcev zahteva, da delodajalcu vrne preveč povračil (tistih, ki presegajo dovoljene zneske). Če delodajalec vzpostavi in vzdržuje odgovoren načrt, se potni stroški za zaposlene ni treba obravnavati kot obdavčljivi dohodek.
Dovoljene zahteve glede načrta
Da bi IRS lahko štel za "odgovoren načrt", mora vaš dogovor vključiti VSE od tega:
- Stroški morajo imeti poslovno povezavo ; to pomeni, da so bili plačani ali nastali pri opravljanju storitev kot zaposleni.
- Delavec mora delodajalcu v razumnem roku ustrezno poravnati te stroške. Od zaposlenih zahtevati, da vam zagotovijo podrobne informacije o teh stroških, vključno z datumom, časom, krajem, zneskom in poslovnim namenom za stroške.
- Od delavca morate zahtevati povračilo presežnih povračil v razumnem in določenem časovnem obdobju, odvisno od okoliščin
Če vse tri od teh zahtev niso izpolnjene, načrt določa IRS, ki ni odgovoren, in vsi stroški, ki jih zaposleni povrne vašemu podjetju, se obdavčijo z zaposlenim.
Presežne povračila
Presežek povračila je povračilo večje od dovoljenih zneskov. Če zaposleni v razumnem roku ne vrne preveč povračil, se ti presežni zneski obdavčijo zaposlenemu. Najpogostejša okoliščina je, da zaposleni predplačate pred odhodom na potovanje, njeni stroški med potovanjem pa so manjši od zneska, ki je bil napoten.
IRS določi primeren čas za vračilo presežnih povračil, na primer:
- Predplačilo, prejeto v 30 dneh po času izdatka
- Delavec v 60 dneh po plačilu ali nastanku ustrezno obračuna stroške.
- Zaposleni vrne vso preseženo povračilo v 120 dneh po tem, ko je bil plačan ali nastal.
- Zaposlenemu je dana izjava (vsaj četrtletno), ki zahteva vračilo ali ustrezno obračunavanje neporavnanih predplačil, zaposlenec pa v 120 dneh po prejemu izjave.
Predložitev odgovornega načrta IRS
Ne, ni zahteve, da v IRS predložite pisni načrt. Vendar bi morali biti sposobni dokazati, da ste določili svoje zahteve za povračilo zaposlenih za stroške. V pisni obliki boste potrebovali nekaj, da pokažete IRS, da razumete, kateri odgovorni načrt je, in da svoje poslovanje vodite do zahtev.
Prvič, te zahteve je treba pisno napisati kot del politike in postopkovnega priročnika za zaposlene.
Drugič, dokumentirati morate vse transakcije z zaposlenimi za povračila stroškov, vodenje evidenc, ki kažejo, da so bile upoštevane vse zahteve v odgovornem načrtu.
Odgovoren načrt vpliva in poslovni davek
Ne glede na to, ali ti stroški nastanejo v odgovornem načrtu, ne vplivajo neposredno na vašo sposobnost, da bi te stroške odbili od davčne napovedi za poslovanje. Vendar morate še vedno predložiti ustrezno dokumentacijo, ki dokazuje, da so ti stroški povezani s poslovanjem.
Za povračila potovanj, na primer, lahko odbite stroške na ustrezni vrstici pri obračunu vaše poslovne obdavčitve. Na primer, za obroke in razvedrilne stroške uporabite vrstico 24b seznama C (za samostojne podjetnike ali enočlanske LLC podjetja).