Bottom line je: Če je ne morete dokazati, ga ne odbijete.
Odlično je, da bi lahko uveljavljali davčne olajšave za vse vaše poslovne stroške, vendar je še bolje, da bi lahko dokazali te odbitke pri reviziji IRS. Če imate pristojnega davčnega pripravljavca, bo ta oseba zahtevala, da si ogledate vso dokumentacijo o vaših davčnih olajšavah.
Torej, preden obiščete svojega davčnega pripravljavca z vašimi dokumenti ( NE v čevlji , prosim!)
V tem članku bomo pogledali nekaj preprostih poslovnih stroškov, vedno postavljamo vprašanje: "Kako lahko dokažem, da je to pravi poslovni strošek?" In vedno bomo gledali te transakcije z vidika IRS in vašega davčnega pripravljavca.
Najpomembnejše dejstvo, ki si jih je treba zapomniti, je, da MORATE biti sposobni pokazati ne le, da je bila transakcija izvedena, ampak da je bila za POSLOVNI NAMEN.
Nakup lastnine ali plačilni stroški
Kupujete vse-v-enem tiskalnik iz Best Buy za vaše podjetje. Napišete ček iz vašega poslovnega računa ali uporabite kreditno kartico podjetja. Torej, to je dovolj, da pokažemo, da je poslovni strošek, kajne? Pravzaprav, ne. Shranjevanje preklicanega čeka ali potrdilo o kreditni kartici je le del vašega dokazila. Preklican pregled ne pokaže, kaj ste kupili. Uporaba kreditne kartice je boljša, saj potrdilo prikazuje nakup.
Vključno s potrdilom o blagajniškem računu s preklicanim preverjanjem je potrebno tudi prikazati, kaj ste dejansko kupili.
Plačevanje z osebnega računa
Plačevanje stroškov s poslovnega bančnega računa ali poslovne kreditne kartice deluje na enak način. Seveda bi morali uporabljati ločen poslovni pregled ali varčevalni račun ali poslovno kreditno kartico.
Medtem ko vaš osebni račun ni nujno problem, je težje dokazati, da je bil ta osebni pregled uporabljen za poslovni namen.
Ko prvič začnete svoje podjetje, boste morda morali uporabiti osebni račun za nekaj elementov. Na primer, pred kratkim sem ustanovil novo LLC in moral sem osebno preveriti registracijo v moji državi. Ko uporabite osebni račun za poslovni namen, se prepričajte, da imate veliko dokumentov. V tem primeru sem natisnil potrdilo državnega sekretarja, ki je pokazal, da sem plačal za registracijo LLC. V tem primeru je bilo zelo težko verjeti, da je to bilo za osebno uporabo.
Uporaba dnevnikov porabe
Nekatere stroške je težje dokazati kot drugi. Dva velika primera tega sta potni stroški, vključno s prevoženi kilometri in navedenimi nepremičninami. V obeh okoliščinah je najboljši način za zadovoljitev povpraševanja IRS za dokazovanje stroškov vzdrževati dnevnik.
IRS daje prednost "v tistem času" dokaz . To pomeni, da je beležka, ki jo daste v izkaznico o stroških ali potrdilo o prejemu ali kilometru pri porabi denarja, boljša od seznama, ki ga napišete ob koncu leta.
Vodenje evidenc kilometrine je, vem, vodenje kilometrina log je ogromna bolečina. To pomeni, da vsakič, ko prideš v avto (ne glede na to, ali je podjetje plačalo za avto, mimogrede), morate zapisati:
- Datum
- Prevoženi kilometri
- Kamor si šel
- Namen - poslovni ali osebni - kar se da natančneje.
Če želite olajšati, 1. januarja leta upoštevajte prevoženo kilometrino na avtomobilu, nato pa upoštevajte prevoženo kilometrino samo za poslovne namene.
Če želite odbiti stroške poslovnih kilometrov, bodisi s standardnim odbitkom kilometrine bodisi z dejanskimi stroški, morate pokazati, da ste avtomobilu uporabili najmanj 50% časa za poslovanje.
Nasvet: če ste priključeni na svoj pametni telefon, poskusite aplikacijo za kilometrino ali stroške za kilometrino . To vam bo prihranilo veliko papirja in obdržati dnevnik vaših stroškov na spletu.
Nazadnje, ne pozabite, da vozna pot l (gre naprej in nazaj na delo) ne šteje za odbitni potni stroški. Medtem ko lahko spremljate potne stroške, jih ne vključite v dnevnik poslovnih potovanj.
Uporaba potrdil o poslovnih potovanjih
Poleg števila kilometrov, če potujete za podjetja, boste morali spremljati prejemke za stroške.
Te stroške, kot so kilometrine, skrbno preučuje revizor IRS, ker je osebne potne stroške enostavno vključiti s poslovnim potovanjem.
Najboljši način dokazovanja poslovnih potovanj (vključno s hoteli, leti, najem avtomobilov, obrokov in zabave) je uporaba kreditne kartice (seveda z uporabo vaše vizitke) z dodatnimi opombami o poslovnem namenu. Zapišite si beležko takrat, ko boste imeli stroške. Uporabite lahko tudi dnevno načrtovalnico, knjižico z imenovanjem ali koledar, da zabeležite poslovne potovalne dogodke, nato pa jih povežite s svojimi prejemki.
Nakup označene nepremičnine
Oglejmo si podrobneje pogled na tiskalnik vse-v-enem, ki ste ga kupili. Tiskalnik lahko uporabite tudi za osebno tiskanje, IRS pa razvršča te vrste lastnosti kot našteto lastnost . So na seznamu, ker se lahko uporabljajo bodisi v osebne ali poslovne namene. IRS zahteva višjo stopnjo dokaza o poslovni uporabi.
Izrecno morate dokumentirati, kako uporabljate navedeno nepremičnino. Najboljši način je, da se hrani dnevnik s kosom premoženja (kot je logotip o stroških, opisan spodaj). Vsakič, ko uporabljate tiskalnik ali drugo našteto lastnost, upoštevajte datum, uporabo (število kopij, na primer), določeno delo (tiskanje kopij brošure za podjetja) in ali je uporaba poslovna ali osebna. povezan s tiskalnikom, kot so kartuše.
Ob koncu leta bi morali biti sposobni prikazati odstotke uporabe za podjetja in nato določiti ta odstotek na stroške. Če na primer ugotovite, da ste tiskalniku porabili 60% časa za podjetja, lahko kot odbitek podjetja porabite 60% stroškov.
Kot opomnik, če imate premoženje na vaši poslovni lokaciji (NE vaš dom ), vam ni treba shranjevati dnevnika. Predpostavlja se, da je vsa uporaba na poslovni lokaciji v poslovne namene.
Uporaba poročil o računih
Recimo, da ste izgubili listek kreditne kartice ali nimate preklicanega preverjanja za ta tiskalnik. Za potrditev nakupa podjetja lahko uporabite bančni izpisek ali izjavo o kreditni kartici, vendar boste potrebovali tudi dodatno preverjanje iz knjige z imeni, koledarja ali dnevnega načrtovalca.
Ni takih stvari kot preveč dokaza
Če obstaja kakršen koli dvom o tem, ali so nekateri odhodki za poslovne namene, je najbolje, da imate na voljo več načinov dokazovanja stroškov.
Sistem vaših poslovnih zapisov
Končno, evidenca, ki jo vodite pri teh poslovnih stroških, mora biti del vašega celotnega sistema vodenja poslovnih zapisov.