Kako pripraviti W-2 plačne in davčne izjave

Kaj je obrazec W-2?

Obrazec W-2 vključuje informacije o plačah zaposlenih, plačanih v prejšnjem koledarskem letu, in zadržanju od teh plač, pa tudi informacije o prejemkih in drugih odbitkih od plač.

Kdaj so W-2 obrazci?

W-2s so zaposleni do konca januarja za prejšnje koledarsko leto. Če je 31. januar vikend ali dopust, bodo poročila pripravljeni naslednji delovni dan. Tukaj je ključno poročilo o davku na izplačane plače ob koncu leta ali tekoče leto.

Obrazci W-2 so do 31. januarja dolgovani pri Upravi za socialno varnost . Ko ste zaposlencem predložili obrazce W-2, morate te obrazce skupaj z obrazcem W-3 poslati tudi Upravi za socialno varnost (SSA).

Januarski rok je poskus ukinitve davčne goljufije, toda to pomeni, da bi morali zaposlencem v preteklem mesecu dati obrazce W-2, tako da imajo možnost, da jih pregledajo preden so vloženi. Prejšnja razdelitev zaposlenim bo zmanjšala napake v obrazcih W-2 , zato vam ni treba vložiti popravljenega W-2.

Zbiranje informacij za pripravo W-2 obrazcev

Podatki za ta obrazec izvirajo iz vašega registra plačilnega lista , ki prikazuje vsakoletno vsoto za vsakega zaposlenega za plače in odtegnitev, skupaj z odbitki za zdravstvene načrte, zdravstvene hranilne račune in druge postavke.

Tukaj je več podrobnosti o informacijah, ki jih boste potrebovali za pripravo teh obrazcev W-2.

Težavnost: Povprečno

Potreben čas: odvisno od števila zaposlenih in števila odbitkov in dodatnih plačil

Tukaj je priprava obrazca W-2

Informacije o delodajalcu
Za vsako W-2, ki ga pripravite, boste morali navesti podatke o vašem podjetju: ID številko delodajalca (EIN) in ime in naslov delodajalca.

Kontrolna številka
Morda boste želeli dodati notranjo kontrolno številko na vsaki W-2, če plačujete veliko zaposlenih. Številko lahko ustvarite sami ali pa vaša programska oprema za pripravo plačnega lista lahko ustvari to številko.

Zaslužek zaposlenih boste potrebovali tudi

• Skupne plače, nasveti in druga nadomestila (polje 1). To je bruto plača za vse urne in plačane zaposlene.
• Skupni znesek zadržanja (polje 2)
• Plače za celotno socialno varnost (do najvišje socialne varnosti ) (polje 3). Nekaj ​​plačila ni vključeno v plače za socialno varnost , zato boste morali zmanjšati vnos za te zneske.
• Skupni davek na socialno varnost (polje 4)
• Skupne plače in nasveti Medicare (enako kot skupne plače) (polje 5)
• Zadržani davek na Medicare (polje 6). Ta znesek vključuje znesek dodatnega davka za Medicare za višje plačane zaposlene.
• Nasveti za socialno varnost (polje 7) in dodeljeni nasveti (polje 8)

1. Nato boste potrebovali podatke o zaposlenih in skupnih plačah ter zadržanju za vsakega zaposlenega za lansko leto:

2. Druga plačila. Morda ste plačali vnaprejšnja plačila EIC (zasluženi dohodkovni kredit) (polje 9) in nadomestila za vzdrževane nege (polje 10), ki se plačajo zaposlenim.

3. Informacije o udeležbi pokojninskega zavarovanja, zakonsko zaposlenimi osebami
   Na vsakem W-2 morate preveriti ustrezno okence, če zaposleni sodeluje v pokojninskem načrtu (polje 13) ali nekvalificiranem načrtu (polje 11), če je ta delavec zakoniti uslužbenec (polje 13) ali če je zaposlen prejel nadomestilo za bolezen tretje osebe (polje 13.

1. Polje 12
   Polje 12 je za zneske za drugo nadomestilo ali poročanje, za vstop v 1-4 polja. Nekatere najpogostejše informacije za polje 12:

   • Neznana socialna varnost, RRTA (železniška upokojitev) ali Medicare davek na nasvete ali skupinsko življenjsko zavarovanje
   • Izbirni odlogi do 401 (k), 403 (b) in drugi kvalificirani pokojninski načrti
   • Neobdavčljiva bolezen
   • Zlato padalstvo
   • Izključni povrnjeni stroški gibanja
   • Prispevki na zdravstvene hranilne račune ali zdravstvene varčevalne račune
   • Neobvezne delniške opcije zaposlenih
   • Določeni prispevki Rotha po načrtih 401 (k) ali 403 (b)
   • Stroški pokritja zdravstvenega zavarovanja, ki jih sponzorira delodajalec, s kodo DD, v skladu z zahtevami po poročanju o zakonu o dostopni negi

2. Polje 14
   Vpisi v polju 14 so za druge odbitke ali odškodnine, ki jih je treba razkriti zaposlenim za svoje davčne napovedi. Na primer

   • Pokojnina po obdavčitvi
   • Avtomatična povračila
   • Posebni davki za Kalifornijo, New York, New Jersey in Washington
   • Dobrodelni prispevki, odšteti od plače zaposlenih
   • Zneski zdravstvenega zavarovanja in blažilcev
   • Enotni odbitki ( za stroške uniform )
   • Odstopnine Unije
   • Neobdavčljivi dohodek
   • Stroški vozila, vključeni v plače (100% vrednosti zakupa vozila, ki je bilo poslano zaposlenemu in je vključeno v plače v polju 1)
   • Obstaja tudi polje za postavke »Drugo - ne na seznamu«, ki ste jih odšteli od zaposlenih

1. Državne in lokalne informacije
   V tem razdelku boste vnesli podatke o državnih in lokalnih plačah ter zadržanju. Vnesite:

   Upoštevajte, da obstaja prostor za dve državi in ​​dve mesti na obrazcu. Če je nekdo med letom delal v več kot dveh državah ali krajih, uporabite drugi W-2, da vključite dodatne informacije.

   • Vaša dvomestna državna koda in davčna številka države, ki je v vaši državi (preverite pri vašem odhodnem oddelku) (polje 15)
   • Državne plače (polje 16)
   • Zadržani državni dohodek (polje 17)
   • Lokalne plače, če obstaja (polje 18)
   • Zadržani lokalni davek (polje 19)
   • Ime kraja (polje 20)

2. Preverite natančnost
   Preživite čas, da zagotovite, da so podatki, ki jih zagotavljate zaposlenim (in nazadnje Upravi za socialno varnost in IRS), točni. Preverite svoj register izplačane knjige za leto in zaženite W-3, da zagotovite točnost vseh informacij, ki jih pošljete.

3. Vnaprej natisnjene obrazce
   Če tiskate lastne oblike W-2, jih lahko dobite iz več virov:

   W-2 je večdelna oblika. Tukaj so strani tega obrazca:

   • Spletno mesto naročila IRS obrazcev (traja 7-15 dni)
   • Spletni obrazec dobavitelja ali pisarniške zaloge.
   • Kopija A gre v administracijo za socialno varnost. Kopija A je običajno natisnjena v rdeči obliki.
   • Kopija 1 je za mesto, državo ali lokacijo
   • Kopija B je za vložitev zvezne davčne napovedi zaposlenega
   • Kopija C je za zapise zaposlenega
   • Kopija 2 je še ena kopija za drugo mesto, državo ali lokacijo
   • Kopija D je za evidence delodajalca.

4. Natisni W-2s
   Natisnite obrazce in preverite, ali se poravnajo s predhodno natisnjeno obliko, če jih imate.

5. Razdelite W-2

   • Za zaposlene: kopije B, C, 1 in 2
   • Upravi za socialno varnost - kopijo A. SSA zahteva, da pošljete kopijo A iz W-2 vsakega zaposlenega skupaj s obrazcem W-3 do konca februarja.
   • Kopirajte D za svoje zapise.

6. Ste še vedno zmedeni glede obrazca W-2? Odgovori na vaša vprašanja o obrazcu W-2 za leto 2011

Nasveti za pripravo obrazca W-2

1. Številka davčnega zavezanca za vašo podjetje je NI vaša ID številka davka na promet. Mnoge države uporabljajo številko zvezne davčne številke (EIN) in dodajo številke na koncu. Preverite z državnim oddelkom prihodkov za informacije.
2. Prihodki od nasvetov. Dohodek od zaposlenega je odvisen od davkov na socialno varnost in davkov na Medicare, vključno z dodatnim davkom za Medicare.
3. Okence 12 - več kot 4 predmeti
   Če imate za Box 12 več kot 4 elemente, boste morali postaviti dodatne predmete na drugi W-2. Toda ne vključujte plače zaposlenega in zadržanja na tej dodatni W-2.
4. Obrazec W-3 , skupaj s kopijo A iz vseh obrazcev W-2 za zaposlene, do 31. januarja pripada Upravi za socialno varnost. Ko ste končali W-3 in imate vse obrazce W-2, jih pošljite zaposlenim čim prej, tako da imajo možnost pregledati obrazce. Če najdete napake, jih lahko odpravite, preden pošljete konsolidirano poročilo SSA do 31. januarja.
5. Odpoved odgovornosti
   Informacije v tem "Kako" je za splošne namene, ki vam pomagajo pri zbiranju informacij, ki jih potrebujete za pripravo in tiskanje obrazcev W-2. Ni namenjeno davčnemu svetovanju in nikakor ne poskušajo te informacije biti celovite ali vam povedati vse informacije, ki morajo biti vključene v vaše obrazce W-2 . Za informacije o vaši specifični situaciji se obrnite na svojega davčnega svetovalca.

6. Nazaj na zaključno poročilo o plačah in davkih