Toda, medtem ko je načrtovanje dogodkov kritično, če želite, da se dogaja gladko, prav tako želite rezultate vseh vaših prizadevanj.
Zato mora vaša organizacija zaposliti "gostiteljski odbor".
Kaj je gostiteljski odbor?
"Odbor gostiteljica" se razlikuje od tradicionalnega odbora za načrtovanje dogodkov. Namesto ljudi, ki aktivno načrtujejo, načrtujejo ali nastavljajo za dnevne ali večerne dogodke, je odbor gostiteljica skupina, ki uporablja svoja omrežja, da zagotovi, da je dogodek zadetek. Nekateri člani odbora gostiteljice se lahko odločijo za:
- Spodbudite svoje prijatelje, družino ali kolege za nakup vstopnic
- Zberemo dražbene predmete lokalnih podjetij
- Povežite prodajne priključke za nagrade na vratih ali dogodke
Seveda obstaja nešteto načinov, da gostiteljski odbor lahko vaše dobrodelne dogodke izboljša kot kdaj koli prej . Pomislite na gostiteljsko komisijo kot dejansko gostiteljico stranke; nekdo, ki vabi k najboljšim gostom, pozna koga, da pokliče hrano ali dekoracijo, in vas lahko poveže z ljudmi, ki dogodek naredijo popolnega uspeha.
Ker gostujoči odbor lahko poveča sredstva, prejeta na dogodku ali več pozornosti medijev, je iskanje in zaposlovanje pravih posameznikov ključnega pomena.
Koga izbrati za vašo gostiteljsko komisijo
Za resnično koristen odbor gostiteljice ne bodo vključeni plačani tržniki ali načrtovalci dogodkov. Namesto tega bi morali biti zelo angažirani člani vaše obstoječe ekipe, donatorske baze ali prostovoljci s povezavami in pripravljenostjo za doseganje.
Vaš gostiteljski odbor lahko obsega od le nekaj ljudi do desetine.
Več ljudi v vašem odboru, več vpliva, ki ga lahko skupaj prispevajo k uspehu vašega dogodka.
Članice odbora gostiteljice lahko najdete skoraj povsod, vključno z:
- Član upravnega odbora ali predsednik v vaši organizaciji
- Prostovoljci, ki se zelo ukvarjajo s skupnostjo
- Donator, ki ima povezave z lokalnimi podjetji
- Donator ali član upravnega odbora, ki ima obsežne stike v vaši idealni demografski donatorji
- Prostovoljci, ki poznajo prodajalce ali lastnike prizorišč
- Lokalne ali nacionalne slave, ki se pogosto zavzemajo za vašo stvar
Ko ste posamezniki, ki se nahajajo, bi se radi pridružili vašemu gostiteljskemu odboru; je čas, da jih zaposli.
Kako zaposliti odbor gostitelja
Poiščite in se povežite s posamezniki, ki bi bili odlični člani odbora gostiteljice. Vendar pa ne prosimo, da nekdo zaprosi za gostujočo komisijo. Uradno vabilo je najboljši način zaposlovanja članov odbora.
V pozivu odbora gostiteljice je pomembno, da se vključijo:
- Celotne informacije o dogodku in vaši organizaciji (datum in lokacija)
- Informacije o namenu dogodka (zbiranje sredstev za določen namen)
- Primeri, kako lahko prispeva član odbora gostiteljice
- Datum za odgovor ali povezavo z vašo ekipo
- "Napreden" hvala, ker ste jih obvestili, da ste navdušeni, da jih povabite
- Vaše ime / kontaktna oseba in kontaktni podatki
Poskrbite, da bodo potencialni člani vedeli, da bo njihova vključenost priznana in cenjena in da bodo lahko s pridružitvijo znatno vplivali.
Če se sprašujete, kako sestaviti svoje vabilo za pismo komiteja gostov, je na drugih neprofitnih spletnih straneh veliko primerov. Če iščete predlogo, ki je preprosta za uporabo, kopirajte in prilepite spodnjo predlogo in vstavite svoje podatke v vsakem oklepaju.
[Datum]
Dragi [Vstavi ime]:
Pišem vam, da vas obveščam o vznemirljivem dogodku, ki ga [Vaše ime organizacije] načrtuje za [Mesec] v [Vstavi mesto].
V [Mesec + Leto (če je drugačen od sedanjega)] [Organizacija] prinaša [Ime dogodka] v [Mesto], da poveča ozaveščenost o [vzrok / socialna težava / problem vašega naslova organizacije] in gradi podporo za [ programi / pobude / prizadevanja].
[Dodaj ustrezne informacije o dogodku / cilju / temi].
Dogodek bo potekal v [City] na [Event Venue (če ga imate)] ob [datum in ura].
[Ime], mi bi všeč tvoja pomoč, da bi ta dogodek - in drugi podobni - uspeh. Če bi želeli biti del tega dogodka, pa tudi prihodnji dogodki, bi bili hvaležni, če bi sprejeli to uradno povabilo, da bo del našega odbora gostitelja.
Obstaja nekaj preprostih načinov, kako se vključiti:
- Delite svoje ime ali ime vaše organizacije kot člana našega gostiteljskega odbora
- Povabite svoje kolege, prijatelje in sosede, da kupijo [tabelo / vozovnico] našemu dogodku (-i)
- Pridružite se nam za dogodek
- [Vstavite posebno zahtevo glede na stojnost osebe, povezave.]
Prav tako bi nam bilo všeč, če bi razmišljali o gostovanju lastne mize in povabil prijatelje in sodelavce na večer zabave. Vaša velikodušna podpora nam bo pomagala, da besedo razložimo o vzroku in resnično vplivamo.
Član [Organizacije] vas bo stopil v stik z [Vstavi časovni okvir], da bi razpravljali o podrobnostih našega gostiteljskega odbora in razpravljali o vašem sodelovanju, če vas zanima.
Veselimo se sodelovanja z vami, da bi [Ime dogodka] in prihodnji dogodki uspeli! Hvala za vašo radodarno razmišljanje in podporo.
S spoštovanjem,
[Tvoje ime]
[Položaj v organizaciji]
[Ime organizacije]
[Kontaktna številka]
Ko ste zaposlili vašo gostiteljsko komisijo
Ko povabite svoje izbrane člane odbora, boste prejeli nekaj sprejetih črk ali klicev. Vendar, preden se lotite podrobnosti o dogodku ali kaj želite, naredite kratko srečanje z odborom. Ne da bi od njih zahtevali kaj, jim dovolite:
- Spoznajte se med seboj
- Pogovorite se, kako so vključeni v vašo organizacijo
- Pregledajte gradiva ali predstavitve o vašem vzroku / delu
- Zamislite ideje o tem, kako bi radi prispevali
Od tam jih lahko seznanite s svojimi cilji zbiranja sredstev in kako bi radi videli, da delajo skupaj (vabi stike ali se obrnete na dražbene izdelke). Lahko se delijo tudi na "pododbore", če imate veliko skupino
Seveda ni samo naloga gostiteljskega odbora, da načrtuje in izvaja vaš dogodek. Odbor gostiteljica bi moral sodelovati s svojimi prostovoljci ali načrtovalnim odborom za prodajo vstopnic, poskrbeti za sponzorstvo novih sponzorskih dogodkov , dražbene predmete so številne in da bo noč za obiskovalce.
Priznavanje prizadevanj odbora vašega gostitelja
Ko je dogodek končan, bi morali biti vaši člani odbora gostiteljice nekateri od prvih ljudi, ki se vam zahvaljujete, tako na dogodku kot tudi s pisnim zahvali dan kasneje. Bolj ko boste vključili svoj odbor gostiteljice, bolj bodo pripravljeni gostiti v prihodnosti.
Poiščite ljudi znotraj vaše organizacije ali skupnosti, ki vam lahko pomagajo gostiti vaš naslednji dogodek. Lahko bi naredili veliko razliko v znesku, ki ga povišate, in programom, ki jih lahko podpirate.