Organizacija je ključna za uspešno konferenco
Načrtovanje konferenc se razlikuje od drugih vrst načrtovanja dogodkov in vključuje dodatne korake.
Konference so ponavadi obsežni dogodki, ki običajno trajajo eno leto ali več za načrtovanje. Vaš seznam opravkov lahko vključuje izbiro prizorišča, rezervacijo hotelskih sob, vzpostavitev spletne prijave, zavarovanje zvočnikov, organiziranje gostinskih lokalov, gostovanje razstavne dvorane, sestanke za načrtovanje, ravnanje s hrano in pijačo in drugo. Priprava dobro organiziranega vodiča za načrtovanje konferenc, ki opisuje korake, je nujno za vsakega uspešnega načrtovalca konferenc.
Naslednji koraki vam bodo pomagali pripraviti priročnik za načrtovanje konferenc, ki bo služil kot načrt za načrtovanje katere koli konference. Prilagodite in spremenite vodnik glede na dogodek, ki ga načrtujete, in ga obdržite pri roki. Ko se pripravlja in uporablja pravilno, bo kmalu postal vaše najdražje orodje za načrtovanje konferenc.
Začni z osnovami
Prvi del vašega vodnika za načrtovanje konferenc bi moral vključevati osnove za konferenco:
- Datum in ura dogodka
- Lokacija dogodka (če je znana)
- Namen dogodka
Vključite vse druge znane elemente, kot so nadomestni datumi ali število udeležencev.
Kakšen je načrt?
Preden začnete načrtovati različne elemente konference, morate ugotoviti, kateri so ti različni elementi in kje se ujemajo v celotni shemi vašega dogodka.
Torej vzemite pero in blazinico ali se usedite pred računalnikom in začnite zapisovati vse, kar ima na pamet. Ne skrbite glede navedbe stvari po pomembnosti ali v kakšnem kronološkem zaporedju. To bo prišlo pozneje. Zdaj boste v bistvu izdelovali zelo dolgo, a preprosto različico svojega seznama opravil, ki bo razdeljen na različne samostojne komponente, ki jih je treba obravnavati posamično med postopkom načrtovanja.
Ta razdelek lahko vsebuje eno od naslednjih navedb:
- Izbira prizorišča
- Izbira hotela
- Prostor za srečanja
- Gostinski apartmaji
- Konferenčna razstavna dvorana in kabine
- Otvoritvena slovesnost
- Registracija zvočnikov / razstavljavcev
- Registracija udeležencev
- Potovalni aranžmaji
- Priponke značke
- Program dogodkov
- Hrano in pijačo
- Avdiovizualno
- Osebje na kraju samem
Naredite nekaj dodatnega časa pri sestavljanju tega seznama, tako da ne spregledate ničesar in nadaljujte ter dodate karkoli, ki se prikaže kasneje. Ne preplavijo številna navedena področja odgovornosti; Namen tukaj je, da razmišljate o vsem zdaj, tako da lahko učinkovito načrtujete in upravljate vsak predmet.
Izberite mesto
Ko ste določili, kdaj naj bi konferenca potekala, in razumeli celoten obseg dogodka, je naslednji korak izbiranje kraja.
Glede na velikost konference boste morda lahko izbrali eno prizorišče za vse vaše potrebe konferenc, od razstavne dvorane do sejnih sob, banketov in hotelskih sob. Če je konferenca prevelika za nastanitev na eni lokaciji, poiščite kraj, ki je v bližini zunanjih hotelov ali gostinskih lokalov, tako da udeležencem konference ni treba prepotovati preletov z enega konferenčnega dogodka na drugega.
Razmislite o registraciji udeležencev
Kako se bodo udeleženci prijavili na to konferenco? Kako bodo prejeli potrdilo o registraciji? Kako bodo na konferenci generirane in razdeljene imenske oznake? Vodnik za načrtovanje konferenc bo vseboval odgovore na vsa ta vprašanja in ga je treba posodobiti, ko se registracija konferenc poteče.
Če se pričakuje, da bo dogodek prinesel veliko množic, je sistem za registracijo spletnih konferenc na poti.
Sistem lahko obdeluje plačila , sledi registracijam in organizira druge pomembne informacije ter pomaga pri ustvarjanju poročil.
Razstavljavci in konferenčne dvorane
Razstavni prostori so skupna značilnost na konferencah, ki sponzorjem in prodajalcem dajejo možnost najema prostora za promocijo svojih izdelkov in storitev. To je tudi priložnost, da gostiteljica konference privede do prihodkov, če se razstavna funkcija učinkovito promovira in dobro prejema. Glede na velikost vaše konference, upravljanje razstavljavcev in razstavnih prostorov bo zahtevalo dodaten čas in sredstva, tako da načrtujejo ustrezno.
Kot smo že omenili, so sistemi za registracijo spletnih konferenc najboljši način za sledenje registracijam, če pričakujete veliko število razstavljavcev, nato pa razmislite o vključitvi registracije razstavljavca v sistem za registracijo udeležencev. Razstavljavci bodo potrebovali tudi naslednje:
- Priponke za razstavljavce
- Karta razstavne dvorane s številkami kabine
- Pripravijo in raztrgajo priročnike za razstavne stojnice
- Stojnice za razstave
- Seznam ponudnikov na kraju samem, ki so na voljo za pomoč pri razstavah najemnin in storitev
Kot načrtovalec konference boste odgovorni za najem varnost, da zagotovite varnost materialov v razstavni dvorani.
Načrtujte podrobnosti o konferenci
Z nekaterimi večjimi odgovornostmi, na primer izbiro konference in registracijo udeležencev, se lahko osredotočite na načrtovanje podatkov o konferenci. Kot je pri načrtovanju dogodka katere koli narave, je organizacija najpomembnejša, kot je pozornost do podrobnosti.
Zdaj je čas, da izvlečete ta dolg seznam perila opravkov, ki ste jih sestavili na začetku procesa načrtovanja konferenc. Poiščite seznam in po potrebi spremenite ali dopolnite, da boste odražali najnovejše naloge in odgovornosti. Nato postavite te predmete v kronološkem vrstnem redu, začenši z elementi, ki jih je mogoče ali jih je treba dokončati daleč vnaprej. Na primer:
- Rezervirajte hotelske sobe
- Rezervat razstavlja prostor dvorane
- Raziščite spletne sisteme za registracijo konferenc
- Načrtujte načrt trženja konferenc
Začnite na začetku in pojdite od tam. Za vsako podrobnost, ki jo je treba navesti, vključite nadaljnje ukrepanje, da zagotovite, da so pogodbe podpisane in prejete. Kot se datum konference zbira, bodo vaši elementi dejavnosti vključevali kratkoročne naloge, kot so:
- Izberite barvno shemo in dekor
- Naredi cvetne aranžmaje
- Izberite meni
- Organizirajte letališki prevoz za govorce ali VIP-e
Razmislite o svojem vodniku za načrtovanje konference kot priročniku za vse, kar je vključeno v načrtovanje konference, ne glede na to, kako majhna. Ta priročnik bo hitro postal neprecenljivo orodje, ki vas ne bo le organiziralo in načrtovalo, temveč bo pomirilo živce, ko se bo približal velikemu datumu in se sprašujete, ali ste pozabili nekaj.