Glavna knjiga je povzetek finančnega zapisa za vaše podjetje
Glavna knjiga je popolna evidenca o vseh finančnih transakcijah, ki so bile opravljene v življenjski dobi vašega podjetja, ne le v zadnjem letu ali preteklem mesecu.
Zakaj vaše podjetje potrebuje splošno knjigo?
Glavna knjiga služi več funkcij v finančnem poslovanju vašega podjetja. Razmislite o tem kot ulovu. Ima vse finančne podatke, ki jih boste uporabili za ustvarjanje poročil o prihodkih in poročilih bilance stanja. Uporablja se za pripravo računovodskih izkazov , za raziskovanje zunajbilančnih pogojev ter za notranje in zunanje revizije. Vključuje obračunavanje sredstev, obveznosti , lastniškega kapitala , prihodkov in odhodkov.
Posojilodajalci bodo vedno zahtevali različne finančne zapise, če vaše podjetje zaprosi za posojilo. Vaša glavna knjiga vam lahko pomaga, da takoj poiščete in določite podatke, ki jih potrebujete.
Glavna knjiga v primerjavi s splošnim glasilom
Ne zamenjajte glavne knjige z vašo splošno revijo. Slednji je le kronološki zapis transakcij, medtem ko je glavna knjiga organizirana z računi in lahko prikazuje stanje računa po vsakem objavljanju.
Podjetja običajno dnevno vnašajo večino svojih podatkov o finančnih transakcijah v različne računovodske dnevnike . Ko pride do finančne transakcije in nastane izvorni dokument , se transakcija vnese v splošni dnevnik.
Transakcije so navedene v kronološkem vrstnem redu. Upoštevani so datum, znesek, vpleteni računi in smer, v kateri so vpleteni računi.
Poskrbeti morate, da bremenitve in krediti ostanejo v ravnotežju, ko opazite vsako transakcijo.
Posebne revije
Vaše podjetje ima lahko tudi številne posebne revije. Nekateri izmed njih so bolj pogosti, med njimi prodajne revije , časopise o denarnih prejemkih in revije za izplačila gotovine . Število in vrste posebnih revij, ki jih družba vodi, je osebna odločitev. Te revije običajno nastajajo, ko v računalniku vnesete svoje finančne transakcije, če vaše podjetje uporablja računalniški računovodski sistem.
Glavna knjiga prikazuje vse povzetke informacij o finančnih transakcijah za vaše podjetje iz splošne revije in teh posebnih revij.
Kako delo z dnevniki dela
Glavna knjiga je zgrajena tako, da se knjigovodske transakcije družbe iz svojih računovodskih dnevnikov prenesejo na glavno knjigo. Vsaka finančna transakcija ima izvorni dokument, kot je račun ali preklican ček, kot tudi dnevnik , ki se običajno nahaja v splošni reviji, vaših posebnih revijah ali obeh.
Vloga vašega kontnega načrta
Računi splošne knjige temeljijo na kontnem načrtu vašega mala podjetja. V tem grafikonu so prikazani glavni računi, ki so prikazani v vaših računovodskih izkazih .
Glede na velikost in zapletenost vašega podjetja lahko grafikon dobesedno sestavlja več sto računov, vključno s tistimi za tekoča sredstva, osnovna sredstva , kratkoročne obveznosti, dolgoročne obveznosti, lastniške račune , prihodke od prodaje, račune stroškov, dobički, in izgube.
Preprost primer vnosa splošne knjige
Predpostavimo, da ste pravkar odprli vrata za poslovno oblikovanje spletnih strani za druga podjetja. Za vašo operacijo je potrebno vzdrževati precej obsežen računalniški sistem, s katerim boste prejeli 10.000 $.
Vnesite datum transakcije v prvem stolpcu na levi strani vaše glavne knjige in v naslednjem stolpcu zabeležite vnose v dnevnik za računalniški sistem. Tretji in četrti stolpec sta namenjena debetnim zneskom in zneskom kreditov.
Upoštevajte, da se zneski obresti in kreditov na površini zdijo neučinkoviti.
Sredstva, ki so plus, imajo debetno stanje, zato boste vnesli vrednost $ 10,000 kot debetni znesek. Če ste izčrpali druga sredstva, kot je denarni tok, da bi dobili 10.000 dolarjev ali če ste dodali odgovornost za način posojila za nakup sistema, so te transakcije krediti. Zato v četrti stolpec vnesete ustrezne številke.
Microsoft Business Systems ponuja veliko bolj celovito razčlenitev za več stolpcev, ki vam pomagajo pri sledenju transakcij. Nikakor niste omejeni na štiri.
Končna beseda o vnosih glavne knjige
Transakcije je treba vnesti v njihove ustrezne revije, nato pa enkrat na mesec povzeti in vpisati v glavno knjigo. Za vsak račun mora biti ločena stran.