Kaj je Petty Cash?
Petty cash opisuje majhne transakcije podjetja.
Izraz "majhna" se uporablja, ker je majhna (petita) zneska denarnih ali denarnih transakcij. "Petty" ni tako majhna, zato pomislite na to kot majhne količine, ki jih morda ne mislite na sledenje. V tem članku bomo uporabili izraz "majhna gotovina", ki bo vključeval različne transakcije majhnega podjetja.
Na primer:
- Nakup kave za pisarniški aparat
- Plačevanje cestnin ali parkirnih števcev
- Obravnava zaposlene v pici, da slavijo dosežek
- Nakup majhnega darila na poti do poslovnega srečanja.
Zakaj je Petty Cash pomemben?
Delež denarnih transakcij se poveča. Ne dokumentiranje in sledenje teh majhnih nakupov lahko pomeni veliko potencialnih poslovnih stroškov, ki so ostali brez vloženega zahtevka, kot je metanje.
Oglejmo si nekaj primerov:
- Če uporabljate Keurig kozarce za vašo pisarno kavo, tudi če kupujete poceni in v razsutem stanju, vas bo stalo 26 centov na skodelico. Za povprečnega delavca, ki pije kavo, to je dve skodelici dnevno okoli 200 dni na leto, to je več kot 100 dolarjev za enega zaposlenega. Pomnožite s številom zaposlenih in imate veliko denarja.
- Pizza za 10 ljudi bi lahko stala 50 dolarjev. Če to naredite enkrat mesečno, je to 600 dolarjev na leto. Ne vodi evidenc, pomeni 600 $ izgubljenih stroškov.
Kako bi bilo treba zabeležiti transakcije z gotovino v gotovini?
Snemate lahko na lističih ali na seznamu, kar je lažje. Pomembno je zapomniti, da je treba EVERY transakcijo zabeležiti in mora vključevati:
- Datum transakcije
- Znesek transakcije
- Splošni opis transakcije ("krofe za sestanek urada", na primer)
V času transakcije vam ni treba zapisovati številke računa.
Ko napolnite denar , se združite s številko računa in jih vnesite v svoj knjigovodski program.
Ali lahko na spletu spremljam gotovinske transakcije z gotovino?
Lastniki pametnih podjetij v teh dneh plačujejo poslovne transakcije s poslovnimi kreditnimi karticami ali debetnimi karticami in aplikacijami. Parkiranje lahko sledite z aplikacijo in lahko uporabite samodejni sistem za plačevanje cestnine, da bi odpravili čas, porabljen v "gotovini" vozovnici na cestninskih cestah. Seveda plačevanje z vašo poslovno obremenitvijo ali kreditno kartico omogoča enostavno sledenje majhnim izdatkom. Ne pozabite upoštevati poslovnega namena na računu.
Kaj, če moje podjetje še vedno ima blagajno?
Mnoga podjetja imajo v pisarni denarni sklad, zlasti maloprodajna podjetja, ki imajo stranke, ki plačajo v gotovini. Blagajna se uporablja za spreminjanje in v nekaterih primerih za transakcije majhnega podjetja. Ponavadi se polje začne z gotovino v ustreznih apoenih. Potem, ko je denarnica polna, se polni.
Če se sredstva za blagajno uporabljata za majhne nakupe, shranite dnevnik v polje, da se lahko nakupi zabeležijo.
Kako se prepričam, da so vse transakcije z gotovino v gotovini zabeležene?
Kot lastnik podjetja je vaša odgovornost za vzpostavitev pravil za uporabo denarnih sredstev, za spremljanje transakcij z gotovino v gotovini in za zagotovitev, da zaposleni uporabljajo odgovorno gotovino. Nekatere možnosti:
- Dajte zaupanja vrednim zaposlenim poslovno debetno kartico in jih zahtevajte, da se podrobno obrnejo na poslovne namene za vse njihove nakupne obresti.
- Zahtevajte zaposlene, ki uporabljajo svoje avtomobile za podjetja, da imajo cestninski sledilnik. Lahko ga dobite in dobite podrobnosti. Za potrditev poslovnega namena boste potrebovali zaposlene.
- Če imajo zaposleni pametni telefoni za poslovno uporabo, jih zahtevajte, da vključijo aplikacije za zajemanje potrdil po fotografiji ali jih pošljejo v svoj knjigovodski oddelek.
Bottom Line na Petty Cash:
Ustanovitev in vodenje evidenc denarnih sredstev mora biti del celotnega sistema vodenja evidence vašega podjetja.
Ne pozabite, če ga ne posnamete, ga ne morete odbiti kot poslovni strošek. Poskrbite, da boste izkoristili vse te gotovinske transakcije, zato lahko zahtevate več legitimnih poslovnih stroškov in znižate poslovne davke.