Kako dolgo morate voditi poslovne zapise za CRA ali IRS?

Število let se razlikuje v Kanadi in ZDA

Vprašanje: Kako dolgo moram voditi poslovne zapise?

Odgovor:

Za davčne namene morate obdržati svoje davčne napovedi in druge poslovne dokumente za šest let v primeru, da se Kanadska agencija za prihodke (CRA) odloči pregledati svoje davčne napovedi in / ali preveriti vaše mala podjetja. ( Ne želite revizije CRA? Izogibajte se teh 10 rdečih zastavic .) To vključuje zapise v papirni ali elektronski obliki in mora vsebovati vso dodatno dokumentacijo za dohodek in terjatve za odbitne stroške.

Za davčne napovedi v ZDA "hranite zapise za tri leta od datuma, ko ste vložili prvotno vrnitev, ali dve leti od datuma, ko ste plačali davek, kar nastopi kasneje, če vložite zahtevek za kredit ali povračilo po vložitvi prijave. zapise za sedem let, če vložite zahtevek za izgubo iz brezvrednega vrednostnega papirja ali odbitka slabega dolga "(IRS).

Nauči se več:

Kaj šteje kot poslovni dohodek v Kanadi?

Kateri poslovni odhodki se lahko odštejejo?

Kanadska agencija za prihodke (CRA) pravi, da "če pravočasno vložite svojo vrnitev , vodite evidenco vsaj šest let po koncu davčnega leta, na katerega se nanašajo" (poudarek dodan). Vendar pa je šest let od konca obdobja, za katero je bila vložena davčna napoved, tako da za davčno napoved, vloženo leta 2015, morate voditi evidenco do 31. decembra 2021 (en dan manj kot sedem let). Večina podjetij vodi svoje evidence za sedem let, da se prepreči zmedo.

Če so vaše evidence v elektronski obliki, morajo biti na voljo v obliki, ki jo lahko razume CRA. Za dodatne informacije o zahtevah za elektronsko vodenje evidenc glej CRA Circular IC05-1R1 elektronsko vodenje evidence.

IRS lahko sprejme elektronske računovodske evidence iz najbolj priljubljenih računovodskih programov in jih lahko zahteva, da zmanjša tiskani papir in zmanjša potrebo po nadaljnjih zahtevah.

Kaj če želim davčno sodbo?

Za kanadske davčne napovedi CRA tudi opozarja, da če ste vložili ugovor ali pritožbo , obdržite svojo evidenco, dokler se vprašanje ne reši in dokler rok za vložitev kakršne koli druge pritožbe ne poteče (kar lahko pomeni vodenje evidenc za določeno davčno leto daljše od šestih let).

Enako velja, ko vložite pritožbo na davčno sodbo v ZDA - hranite vse zapise, dokler pritožbeni postopek ni končan.

Upoštevajte tudi, da pri vložitvi pritožbe na davčni sodbi poleg kopij vseh korespondenčnih listkov morate hraniti tudi pisne zapise o vsakem sestanku ali telefonskem pogovoru z davčnimi uradniki, vključno z datumom, časom in temo pogovora. Vodenje temeljitih evidenc bo povečalo vaše možnosti za uspešno pritožbo.

Ali lahko dobim izjemo za šestletno pravilo?

Če želite svoje poslovne zapise odstraniti v Kanadi, preden je minilo obdobje šestih let, morate pridobiti pisno dovoljenje direktorja vašega urada za davčne storitve. Obrazec za uporabo je T137, Zahteva za uničenje knjig in zapisov. Kanadska agencija za prihodke lahko odobri ali ne sme odobriti izjeme. Če uničite papir ali elektronske zapise pred šestimi leti brez dovoljenja CRA, se lahko preganja.

Upoštevajte, da lahko CRA zahteva, da se nekateri ali vsi zapisi hranijo za dodatno obdobje.

Kaj če zaprem svoje podjetje ?

Če vaše podjetje ni vključeno (npr. Je edini lastnik ali partnerstvo ), morate hraniti tudi svojo evidenco šest let po koncu zadnjega davčnega leta. Vključeno podjetje mora hraniti evidence za dve leti od datuma prenehanja korporacije.

Kaj, če so moje listine izgubljene, ukradene ali uničene (po požaru, poplavi itd.)?

Če ste zaprosili za odbitke, vendar ne morete predložiti ustrezne dodatne dokumentacije, če to zahteva CRA ali IRS, bodo vaše trditve verjetno zavrnjene. Če je evidenco ukradeno ali uničeno z Božjim dejanjem ali če lahko predložite dokaze o kraji ali uničenju, kot so fotografije škode, kopije policijskih poročil ali poročila o požaru itd.

CRA / IRS lahko ugodneje obravnava vaše zahtevke. Vendar pri dokazovanju odbitkov dokazno breme velja za davkoplačevalca .

Vaša odgovornost je, da sprejmete vse razumne ukrepe, s katerimi zagotovite, da bodo vaši papirji / elektronske knjige in zapise zaščiteni , bodisi v lastnih poslovnih prostorih ali tretji osebi (kot je računovodja ali knjigovodja). Varnostne kopije je treba narediti in hraniti v varnem shranjevanju ali (za elektronske dokumente) na medijih za varnostno kopiranje ali shranjevanju v oblaku.

Če nimate rezervnih kopij, boste morali storiti vse, da obnovite svoje zapise tako, da se obrnete na banke, podjetja kreditnih kartic, dobavitelje itd. Za kopije svojih evidenc. Prav tako lahko zahtevate pomoč davčnega odvetnika, da se pogaja z bonitetnimi agencijami ali IRS.

Poglej tudi:

Povečajte odbitke od davka od dohodka iz poslovanja

7 Nasveti za vodenje poslovnih zapisov Organizirano

Kako izpopolniti svoj sistem za prijavo

Nazaj na> Pogosta vprašanja glede kanadskega indeksa davka od dohodka