Kako izbrati programsko opremo za plače za vaše podjetje

Funkcije, ki jih iščete v spletni plačljivi programski opremi

Ali si izvlekel svoje lase nad plačo? Z lastnim plačilnim listom, tudi za samo enega zaposlenega, ima lastnik malega podjetja veliko zamegljenosti. Veliko je treba vedeti, in ohranjanje številnih zveznih, državnih in lokalnih predpisov o davkih na izplačane plače je bolečina. Poleg tega imate roke za izpolnjevanje plačil in poročil vsem tem agencijam.

Ni čudno, da se veliko malih podjetij obrne na plačilne storitve za te naloge.

Toda katera plačilna storitev je najboljša?

Kaj so plačilne storitve?

Obstajajo dve vrsti plačilnih storitev: spletne storitve in (zaradi pomanjkanja boljšega izraza) osebne storitve. Spletne storitve so lahko aplikacije ali spletne. Osebne storitve so podjetja, ki so v lasti posameznika, ki lahko na spletu plačuje plačo ali kdo je lokalni.

Postopek ocenjevanja deluje na enak način za obe vrsti plačilnih storitev. Toda ta članek se bo osredotočil na spletne storitve. Tukaj je nekaj funkcij, ki jih morate upoštevati:

Koliko stane spletna plačilna storitev?

Prva stvar, ki jo lastniki podjetij sprašujejo, kdaj iščejo plačilno storitev, je: "Koliko stane?" Medtem ko so stroški pomembni, so drugi dejavniki prav tako pomembni.

Upoštevajte stroške storitve zdaj in v prihodnost. Če imate zelo majhno podjetje z enim ali dvema zaposlenima, boste morda želeli omejiti stroške s pomočjo razširljive storitve, pri kateri je strošek minimalen le za nekaj zaposlenih in se povečuje, ko dodate zaposlene in storitve.

Za večino služb za plače, ki sem jih pregledal, je cena na mesec, zato se lahko kadarkoli spremenite. Največ temelji stroškov na število zaposlenih. Nekateri ponujajo možnost 1099 za plačilo izvajalcev, prodajalcev ali samostojnih podjetnikov. (Na koncu tega člena boste našli kratek seznam s stroški.)

Za nekatere storitve so na voljo dve ravni: osnovna storitev, ki samo izračuna in prinaša plače, morda W-2 storitev, in možnost polne storitve, ki prav tako opravlja deponiranje in plačevanje davkov na izplačane plače in davčnih prijav, Obrazec 941 (četrtletni obrazec za poročanje o davku na izplačane plače).

Kaj mora vključevati storitev plače s polnim delovnim časom?

1. Namestitev, usposabljanje in nadzorna plošča. Sistem bi bilo treba enostavno nastaviti. Imeti morate armaturno ploščo, ki vas bo vodila skozi procese in vam omogočila, da preverite dejavnosti, kot so vložki in vloge plače. Usposabljanje mora biti preprosto, z dobrimi videoposnetki, ki vam bodo pomagali pri delu z različnimi procesi. Kakšno raven znanja o plačah se domneva, da imate? Večina lastnikov podjetij ima malo znanja, zato mora vaša služba zagotoviti podrobno osnovno znanje o plačilnih listih, plačilnih listih in prijavah.
2. Paychecks . Vsak od teh sistemov vam omogoča, da vnesete podatke za vsakega zaposlenega, vključno z obrazcem W-4 za zadržanje davka na zvezni davek in druge informacije, potrebne za pripravo plačilnih listov. Sistemi naj vam dovolijo pisanje natisnjenih čekov ali neposrednih depozitov (najboljši način). Preverite pri svoji banki glede na njegove zahteve.
3. W-2 obrazci. Vaša storitev vam mora priskrbeti W-2 obrazci , letni podatki o plačah in davčnih podatkih zaposlenih, ki jih morate zaposlencem dati v januarju. Popolna storitev bi morala te obrazce vložiti tudi pri Upravi za socialno varnost.
4. Davki na podlagi plačilnega prometa in depozitov. To je verjetno najpomembnejša storitev. Nekdo, ki vlaga in plačuje te davke, je velika odgovornost. Sistem s polnim delovnim časom mora za vas vnesti vse ustrezne davčne osnove za plačilo davkov in davek na zaposlovanje . V vašem imenu morajo opravljati plačila z ustreznimi zveznimi, državnimi in lokalnimi regulativnimi agencijami. Obrazci morajo vsebovati Obrazec 941 - Četrtletna plačna in davčna izjava ter zvezni in državni obrazci za brezposelnost.

Storitev mora tudi spremljati državne in lokalne davke na izplačane plače, kar je velika pomoč, če imate zaposlene v različnih mestih in državah.

Katere druge funkcije naj pričakujete?

Davčne garancije. Vaša služba mora zagotoviti, da bodo davčni obrazci poslani pred vsemi roki in da bodo plačila izvedena pravočasno, tako da ne boste imeli globe ali kazni . Storitev se mora strinjati, da plača vse globe ali kazni za zamudo pri vložitvi ali plačilu. Če tega ne zagotovijo, jih ne uporabljajte.

Dostopnost za mobilne naprave. Morali bi imeti dostop do nadzorne plošče in spreminjati, poslati podatke v računalniku, mobilni telefon ali tablični računalnik ali celo poklicati informacije.

Samopostrežba zaposlenih. Nekatere od teh storitev imajo armaturno ploščo, na katero se lahko zaposleni prijavijo in dobijo informacije o svojih letnih plačilnih listih.

Morda bodo lahko prek spleta spremenili informacije o W-4.

Integracija z vašim računovodskim sistemom. Če se vaša plačilna storitev integrira z vašim računovodskim sistemom, vam prihrani čas in denar. Intuit Payroll se prodaja samo z QuickBooks Online, zato je to lahko dobra izbira za vas, če že imate QBO. Programska oprema Patriot ima računovodski sistem, ki ga lahko dodate na vašo plačilno storitev.

Drugo pomembno vprašanje vprašati

Podpora in storitev. Ta je zelo pomembna. Stvari se zgodi in plačilni nalogi se morajo izvajati ob določenih časih. Morate vedeti, da je vaša storitev na voljo in v pomoč.

Najvišji nivo storitve je telefonski klic. Koliko ur ima služba za pomoč?

Druga najvišja stopnja je klepet. Kakšni so njihovi ure?

Tretja raven je e-pošta. Kako hitro se vaša storitev odzove na e-poštna sporočila?

Med poskusnim obdobjem ali prvih 30 dni se prepričajte, da ste večkrat kontaktirali, da ocenite zagotovljeno podporo.

Posodobitve. Pravilniki o davku na izplačane plače in davčne stopnje se vedno spreminjajo. Ko ocenjujete sisteme, prosite, kako posodobijo svojo programsko opremo in kako ti sporočijo te posodobitve.

Varnost. Kako varen je njihov sistem? Ali je v oblaku (verjetno)? Kako pogosto se varnostno kopirajo?

Druge dodatne storitve, ki jih morda želite

1099 Storitev. Nekateri od teh sistemov imajo dodatek (za dodatne stroške), ki vam omogoča, da plačujete pogodbene delavce, prodajalce in samostojne podjetnike ter jim izdate obrazce 1099-MISC (podobno kot obrazci W-2 za zaposlene). Storitev bi morala zagotoviti tudi predložitev obrazcev 1099-MISC z IRS.

Varnostno kopiranje . Če plačujete ne-zaposlene, boste morda morali imeti varnostno nadomestilo, vzeto iz svojih plačil. Če imate storitev 1099, bi morala vaša storitev to storiti in izdati poročila.

Kje preveriti morebitne storitve

Ko ste svojo izbiro zožili na nekaj storitev, jih preverite. Preverite online ratinge, vendar ne preveč odvisno od njih. Bolje, da preverite, je Better Business Bureau . Oglejte si, katere pritožbe so bile vložene proti tej družbi in kako so bile rešene.

Kaj je treba upoštevati pri plačilnih storitvah?

Če iščete v spletu, boste našli številne storitve plačnega lista. Tukaj je le nekaj za začetek iskanja. Za vsakega smo izbrali polno storitev.

Ntuit polno storitev plače. Ta storitev je dodatek k QuickBooks Online. Cene so odvisne od različice QBO-ja, ki jo želite, in od ravni plačljivih storitev, ki jih potrebujete. Cene so mesečno.

Patriot Payroll Software. Njihov polni sistem plače se začne na 25 $ na mesec za enega zaposlenega, povečanje s številom zaposlenih.

Paychex. Njihov sistem temelji na številu zaposlenih. Pred objavo informacij o cenah potrebujejo pisno ponudbo potencialnega kupca.

Gusto: Njihova cena je 39 evrov mesečno osnovno ceno plus 6 evrov na mesec na osebo (domnevamo, da pomeni na osebo, ki se plača).

ADP ima tri ravni plačilne liste, vključno s HR. Cena ni bila na voljo.

Kako preizkusiti plačilni sistem

Ena zadnja težava: Težava pri preizkušanju teh sistemov je, da zahtevajo, da »pojdite v živo« in da ne morete izdati plačil večkrat. Patriot in Gusto imajo demo različice, ki jih lahko poskusite. ADP ima dva prosta meseca plačilne liste, vendar to pomeni, da ste zavezani, da bosta dva meseca izvajali svoj sistem.