Zakaj plačilo v gotovini je slaba ideja
Čeprav ni nezakonito plačati zaposlene in neodvisne izvajalce v gotovini, zaradi številnih razlogov ni dobra poslovna praksa. Nekatera podjetja uporabljajo denar za plačilo zaposlenih, da bi se izognili plačevanju davkov na izplačane plače , nekateri zaposleni pa zahtevajo denarna plačila, da bi se izognili davkom na dohodek.
Ta članek obravnava pravne in davčne zadeve ter zvezne zakone, ki se nanašajo na davke na dohodek, davke na izplačane plače in druge davčne zadeve.
Plačilna in davčna vprašanja pri plačevanju zaposlenih v gotovini
- Delodajalci morajo zadržati davke na izplačane plače (zvezni in državni davek na dohodek ter davek FICA (Social Security / Medicare)) iz plač zaposlenih;
- Delodajalci morajo poročati in plačati tudi davke na izplačane plače, vključno z delom davkoplačevalca in delodajalca,
- Drugi davek na zaposlovanje je treba plačati za zaslužke zaposlenih , vključno z davki na brezposelnost , in plačila državnih delavcev iz kompenzacijskih skladov
- Delodajalci morajo vsako leto prijaviti dohodek zaposlenih na obrazcu W-2 . To vključuje denarna sredstva.
- Delodajalci morajo preveriti delovno upravičenost novozaposlenih delavcev z uporabo obrazca I-9 ali sistema E-Verify. To preverjanje je zaposlenega postavilo v zvezni sistem, in če so ti zaposleni plačani v gotovini, lahko navzkrižna preverjanja agencije odkrijejo poskuse, da bi se izognili davkom na izplačane plače, tako da bi plačali z gotovino.
Učinek denarnih plač na zaposlene
- Zaposleni, ki so plačani v gotovini in nimajo zadržanih davkov FICA , so zavrnjeni zaslužki za socialno varnost, ki bi jih lahko uporabili pri izračunu njihovih potencialnih zaslužkov za socialno varnost.
- Prav tako zaposleni, ki niso "na plačnem seznamu", niso upravičeni do odškodnine delavcev ali nadomestil za primer brezposelnosti.
CPA Gail Rosen to govori o plačevanju zaposlenih z denarjem:
Neupravičeno plačevanje delavcev v denarju lahko povzroči resne težave poleg davčnih težav. Kadar delavec ni v knjigah, lahko nenadoma imate pogojne obveznosti, ki so resnično katastrofalne.
Če se delavec poškoduje na delovnem mestu in pride v bolnišnico, bodo vprašani, ali so se poškodovali na delovnem mestu. Če poškodovan delavec odgovori z da, potem bodo pokriti delavci odškodnine. V resnih težavah ste, če niste plačali delavcem odškodnine, ker ste jih plačali v gotovini. Enako velja za neplačevanje denarja za invalidnost in brezposelnost. Če npr. Izpuščate delavca in zaprosite za brezposelnost, potem vam bodo revizorji udarili na vaša vrata.
Plačevanje otrok, zakoncev ali družinskih članov v gotovini
Za plače otrok, mlajših od 18 let, ki delajo v vašem podjetju, veljajo isti odtegljaji, davki na izplačane plače in davki na zaposlovanje kot drugi zaposleni. Če najemate svoje otroke, morda niso predmet davkov FICA, vendar je treba njihove plače poročati IRS. Preberite več o najemu vaših otrok kot zaposlene.
Najem vašega zakonca ali drugih družinskih članov za delo za vaše podjetje in plačevanje z gotovino lahko tudi tej osebi odvzame socialne ugodnosti.
Uporabljajo se vsa druga zgoraj navedena vprašanja, vključno z vašo zakonsko odgovornostjo za poročanje in plačevanje davkov na izplačane plače.
Plačevanje neodvisnih izvajalcev v gotovini
Mnoga podjetja plačajo pogodbene delavce (priložnostna dela, poletni delavci, Čeprav imajo plačila neodvisnim izvajalcem manj vprašanj kot zaposleni, je treba omeniti dve vprašanji:
- Plačila pogodbenim delavcem je treba poročati vsako leto na obrazcu 1099-MISC , in
- Morate preveriti ID davkoplačevalca za neodvisne izvajalce; če IDa davkoplačevalca ni mogoče preveriti, morate vzeti varnostno kopijo pri plačilu izvajalca.
Denarna plačila prodajalcem in drugim, s katerimi poslujete, morajo biti še vedno utemeljena, če želite, da se ta denarna plačila odštejejo kot odhodki za vašo davčno napoved za poslovanje . Celo majhna plačila v gotovini je treba plačati preko denarnega sklada z ustrezno dokumentacijo.