Kako ohraniti dnevnik prevoženih kilometrov, da zahtevate stroške za motorna vozila

by Susan Ward

Imeti morate knjigo dnevnika za utemeljitev zahtevkov za avtomobilske stroške

Če ste v preteklem letu uporabili eno ali več vaših vozil, da bi zaslužili poslovni dohodek, lahko zahtevate povezane stroške kot poslovni odhodek na vašem davku na dohodek v ZDA in Kanadi z uporabo števila kilometrov. ( Kakšni stroški za motorna vozila lahko zahtevate od davka od dohodka? Podatki o stroških, ki jih lahko zahtevate in kako jih lahko zahtevate.) Toda kot vedno, če želite odšteti te stroške, morate svoje dokaze utemeljiti z dokazi v oblika tovornega dnevnika.

Kako ohraniti dnevnik prevoženih kilometrov

Tako služba za notranjo uporabo (IRS) kot tudi agencija za prihodke iz Kanade (CRA) navajajo, da je vodenje natančnega ladijskega dnevnika poslovnega potovanja, ki se ohranja za celo leto, najboljši dokaz, ki ga lahko podkrepite z zahtevki za odhodke za motorna vozila.

Naslednje informacije je treba zabeležiti v dnevnik vsakič, ko se vozilo uporablja za poslovne namene:

datum,
izhodišče,
destinacijo,
namen vašega potovanja;
začetno kilometrino vozila,
vozilo, ki konča kilometrino,
skupnih kilometrov (ali kilometrov v Kanadi) vozi.

Vzorec prevoženih kilometrov

Knjižnice knjig s prevoževalci so običajno na voljo v prodajalnah za pisarniške zaloge ali lahko uporabite naslednjo predlogo, ki jo lahko kopirate v Word, Excel ali podoben pisarniški dokument z izbiro besedila in uporabo kopiranja / prilepka (z operacijskim sistemom Windows, izrisate besedilo, ki ga želite izbrati s miško in pritisnite CTRL-C za kopiranje in CTRL-V, da jih prilepite).

**Vozilo za kilometre / stroške vozila Leto__________ Premer kilometrov 1. januarja _____________**
Datum	Kilometrina Začni	Prehod kilometrov	Skupna kilometrina	Poslovni namen	Park $	Tolls $	Drugi $

Samodejno sledenje kilometrov

Ročno vnašanje informacij o potovanju v dnevnik je dolgočasno, še posebej, če opravite veliko poslovnih potovanj. Na srečo obstaja več aplikacij za sledenje kilometrov, ki so na voljo za pametne telefone Apple in Android, ki uporabljajo GPS telefone, da bi spremljali vsak kilometer / kilometer, ki ga poganja za poslovne namene.

Za majhno mesečno naročnino bo aplikacija prijavila podatke o vašem poslovnem potovanju in vam omogočila, da prenesete kilometrino, ki povzema vašo davčno napoved. Nekatere bolj priljubljene aplikacije za sledenje kilometrov so:

MileIQ (IOS in Android)
Dnevnik stroškov porabe (samo za IOS)
TripLog (IOS in Android)

Poslovna uporaba Versus Personal

IRS in CRA sta pozorni na prekomerne zahtevke za poslovno uporabo osebnih vozil, saj trdijo, da je večina ali celotna prevožena kilometrina vozila za poslovno uporabo varen način za pridobitev dodatnega nadzora od davčnih organov in možne revizije . (Oglejte si 10 rdečih zastavic, ki bodo preverjale vašo kanadsko majhno podjetje .)

Zato, ko pride čas, da zahtevate svoje poslovne stroške za motorna vozila, boste morali vedeti, koliko kilometrov in kilometrov, ki ste jih nebrno poslovali, vozili, in to najlažji način je, da ugotovite, koliko kilometrov ali kilometrov ste skupaj ki ga vozite v teku leta, tako da primerjate števec prevoženih kilometrov na koncu davčnega leta, do tistega, kar je bilo na začetku leta.

Potem ko po podatkih za leto izračunate stroške za motorna vozila , morate v teku leta izračunati vse kilometre / kilometre, ki ste jih porabili za poslovno uporabo.

Vaša osebna uporaba je nato skupna kilometrina za leto minus poslovna kilometrina.

Dobra novica za kanadske davkoplačevalce - lahko uporabite poenostavljen prevoženi kilometer CRA Log as Proof

Kanadska agencija za prihodke zdaj omogoča majhnim podjetjem, da zmanjšajo vodenje evidenc v ladijskem dnevniku in uporabijo trimesečni ladijski dnevnik za ekstrapolacijo poslovne koristi za celo leto.

Za uporabo poenostavljenega ladijskega dnevnika:

Predhodno morate vzdrževati dnevnik števcev kilometrov za eno celoletno leto, da določite poslovno uporabo vozila za bazno leto.
To ladijsko knjigo ste morali hraniti za eno celotno leto v letu 2009 ali poznejšem letu.
Vaša poslovna uporaba vašega vozila za leto, v katerem uporabljate poenostavljeni ladijski dnevnik, mora biti v 10% rezultatov vaše poslovne uporabe vašega vozila, ki ste ga zabeležili za izhodiščno leto.

CRA prav tako trdi, da morajo podjetja dokazati, da uporaba vozila v baznem letu ostaja reprezentativna za njegovo običajno uporabo.

Vse te stvari so resnične, potem bi lahko vodili ladijski dnevnik za samo tri mesece in nato izračunali svojo poslovno uporabo vozila, tako da pomnožite poslovno rabo, kot je določena v baznem letu, glede na razmerje vzorčnega obdobja in obdobja baznega leta , z uporabo te formule:

(Obdobje vzorčnega obdobja% ÷ obdobje baznega leta%) × bazno leto letno% = izračunana letna poslovna uporaba

Če želite to narediti, boste morali vedeti, kakšen je bil delež vašega podjetja v določenem obdobju treh mesecev v letu, ki ga uporabljate kot bazno leto, da ga lahko primerjate s svojim novim vzorčnim letom.

Torej, če sem na primer vzdrževala poenostavljeno evidenco evidenc CRA za januar, februar in marec zadnjega davčnega leta, moram vedeti, kakšen je bil moj odstotek poslovne uporabe mojega vozila v januarju, februarju in marcu v mojem baznem letu ko sem vodil dnevnik kilometrov za celo leto.

Tukaj je primer:

Recimo, da sem vodil poenostavljeno ladijski dnevnik za prva tri mesece leta in ugotovil, da je moja poslovna poraba odstotka vozila 64%.

Vračam se na moj celotni letni dnevnik kilometrov za davčno leto 2015, ki sem ga izbral za uporabo kot moje bazno leto, si oglejte evidenco za januar, februar in marec ter ugotovim, da moja poslovna poraba odstotka vozila v tem času je bilo 68%. Moj odstotek uporabe mojega vozila za poslovne namene za celotno bazno leto je bil 70%.

Nato z uporabo formule za ekstrapolacijo mojih treh mesecev podatkov v mojem poenostavljenem ladijskem dnevniku za celotno leto:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Tako je 65% letna stopnja poslovne porabe odstotka vozila, za katero trdim, da uporabljam moje poenostavljene podatke v ladijskem dnevniku - številka, ki bo sprejemljiva za Kanado za prihodke, ker spada v 10-odstotni dovoljeni obseg variacij.

Če želite več informacij o uveljavljanju poslovnih stroškov, povezanih z uporabo vašega vozila, da bi zaslužili poslovni dohodek, glejte, kaj lahko zahtevate odhodke za motorna vozila na podlagi davka na dohodek v Kanadi?