Dokumenti o poslovnih zahtevah za poslovne projekte
Vzemimo primer: Podjetje (imenovali jih bomo ZXYW LLC) se je odločilo, da svoje računovodske funkcije prenese na skupni storitveni center v ZDA. Začeli so postopek iskanja lokacije, vzpostavljanja storitev, zaposlovanja in upravljanja zaposleni.
To je zapleteno podjetje in traja več mesecev. Začnejo z ekipo, ki pripravi dokument o poslovnih zahtevah.
Kaj je dokument o poslovnih zahtevah?
Namen dokumenta o poslovnih zahtevah je podati popolno sliko projekta ali novega poslovnega načrta , tako da je vsakdo jasno, kaj je treba storiti in kdaj.
Dokument o poslovnih zahtevah (BRD) se lahko obravnava v dveh fazah. V prvi fazi projekta je dokument, ki določa vse zahteve za projekt, vključno s stroški, podrobnostmi o izvajanju, predvidenimi koristmi, mejniki in časovnim načrtom za izvedbo.
V drugi fazi lahko BRD dejansko postane pogodba med obema stranema, ki formalno določa zahteve podjetja za najem (ZXYW LLC v tem primeru) in izvajalca, ki opravlja delo. Spodaj boste videli več o pogodbenem jeziku.
Kako se dokument o poslovnih zahtevah razlikuje od poslovnega načrta?
Čeprav lahko oba dokumenta vsebujeta enake vrste oddelkov (na primer povzetek povzetka), je namen drugačen.
Ustvari poslovni načrt za vodenje novega ali obstoječega podjetja, vendar je pogosteje namen tega, da se posojilodajalcu predloži za financiranje zagona ali širitve.
Poslovni načrt vsebuje splošne informacije o podjetju ter njene načrte in strategije za ustvarjanje prihodkov za povračilo posojila.
Računovodski izkazi so ključni del poslovnega načrta, medtem ko so finančni dokumenti v BRD lahko precej različni, osredotočeni na določen projekt.
Kako se dokumentacija o poslovnih zahtevah razlikuje od zahteve za predlog?
Razlika med obema dokumentoma je rahla, vendar pomembna. Značilno je, da se zahteva za predlog (RFP) za pridobivanje predlogov različnih ponudnikov. v primeru ZYXW se RFP pošlje potencialnim podjetjem, ki zagotavljajo storitve zunanjega izvajanja in zahtevajo ponudbe.
Po drugi strani pa je BRD pripravljen za določenega prodajalca ali partnerja skupnega podjetja, ki ga je podjetje za izbiranje že izbralo. BRD vsebuje več podrobnosti in več specifikacij in rokov, ki jih je treba izpolniti ob poti in ob koncu projekta.
Ko je izdelana RFP, prihaja z rokom in zahtevami za oddajo ponudb. Ponudbe se ocenjujejo po roku.
Kaj je treba vključiti v dokument o poslovnih zahtevah?
Na neki način je dokument o poslovnih zahtevah podoben drugim vrstam poslovnih predlogov. BRD mora vključevati:
1 . Zbirna izjava , včasih imenovana povzetek , ki na splošno opisuje projektne zahteve.
Povzetek izjave je običajno napisan po zaključku BRD.
2. Cilji projekta. Ti cilji morajo biti v obliki SMART ; specifičen, merljiv, dosegljiv, realen in časovno omejen.
3 . Ozadje in izjava o potrebah ali utemeljitev projekta. To je pomemben del dokumenta, zato ga ne pustite. Pojasnitev, zakaj je projekt potreben, je glavni gonilnik projekta, njegov uspeh pa bo odvisen od tega, kako dobro izpolnjuje potrebo.
4. Obseg projekta - kaj je treba vključiti in kaj ne bo vključeno. V zgornjem primeru družbe ZXYW je družba pojasnila, da področje uporabe ni vključevalo najemanja najvišjega vodstva - tem podjetjem bi zagotovili te osebe.
5. Računovodski izkazi. Računovodski izkazi so bistveni za splošno oceno učinka projekta na bilanco stanja družbe in prihodke v določenem časovnem obdobju.
Seveda, kako bo podjetje financiralo projekt, je pomembno tudi tukaj.
6. Funkcionalne zahteve in značilnosti. To je kraj za zagotavljanje podrobnosti, vključno s diagrami, organizacijskimi grafikoni in časovnimi načrti.
7. Kadrovske potrebe. Koga je potrebno najti in kdaj. Katere kategorije zaposlenih bodo potrebne in kako bodo plačane. Kdo jih plača in kdaj. Ker ZXYW ustvarja objekt, ki temelji na ljudeh, je to ključni del njihovega BRD.
8. Urnik, časovna razporeditev in roki. V tem poglavju je treba podrobno opisati faze projekta, da bi vse stranke razumele, kaj je potrebno in kdaj. v projektu ZXYW je bila prva faza izbira lokacije, vključno z raziskovanjem več potencialnih mest.
9. Predpostavke. Ta del dokumenta je pogosto spregledan. Opišanje predpostavk kasneje preprečuje težave. Na primer, v pogodbi zgoraj, družba želela zakup, ne nakup , pisarniški prostor.
10. Stroški in koristi. Analiza stroškov in koristi je podroben seznam vseh stroškov projekta, pri čemer je treba vključiti tudi prihranke iz projekta.
Kaj naredi poslovne zahteve dokumentirati pogodbo?
Kot je navedeno zgoraj, je v začetni fazi BRD predlog. Morda ste opazili, da na seznamu zgornjih odsekov manjka nekaj - plačilo za opravljene storitve. Brez izjave o plačilih izvajalcu in časovnega roka teh plačil ni pogodbe.
Pred dvema podpisnicama na dokumentu je treba dodati standardni pogodbeni jezik s pomočjo odvetnika, vključno z
- Obljubi, da bo plačal in obljubil, da bo opravljal storitve
- Omejevalne zaveze , ki pogodbeni stranki preprečujejo, da bi vzel poslovne skrivnosti podjetja ali jih delil z drugimi.
- Kaj se zgodi, če ena stranka ne izpolnjuje svojih zahtevanih obveznosti (to je, krši pogodbo)
- Zavarovanje in odškodnino (zadrževanje neškodljivih) klavzul
- Pravde in arbitražne določbe
- In, seveda, podpisi ustreznih uradnikov podjetja in izvajalcev.