Kakšne so možnosti za nastavitev vozniškega sistema za moje podjetje?
Delavci podjetja postajajo vse bolj mobilni, z več zaposlenimi, ki dnevno vozijo za podjetja.
Za vaše podjetje imate dve možnosti : program flote avtomobilov v podjetju ali program povračil za zaposlene, ki vozijo lastne avtomobile.
Program flote (avtomobili v lasti podjetja) je privlačna možnost za delodajalce, ki potrebujejo prevoz za posebne funkcije, kot so tovorna vozila, kombiji, dostavna vozila ali tista, ki imajo druge zahteve glede opreme. Program flote daje vašemu poslovnemu nadzoru in nadzoru stvari, kot so zavarovanje in vzdrževanje vozil ter možnost, da izberejo značilnosti vozila, ki jih družba ugotovi kot pomembne. Te vključujejo funkcije, kot so blagovno znamko podjetja, varnostni elementi in telematike, da bi dobili 24-urni vpogled v to, kje se nahajajo in vozijo njihova vozila.
Uporablja program povračil za zaposlene, ki vozijo lastne avtomobile podjetja, ki za svoje zaposlene ne potrebujejo posebnih vozil ali tovornjakov, kot so prodajna in storitvena podjetja.
Povračilo zagotavlja prožnost in izbiro za delavce, zahteva manj notranje administracije in ne zahteva vnaprejšnjih stroškov ali odtegnitve kapitala.
Kaj je pomembno pri odločanju, kateri sistem naj uporablja?
Ne glede na modelsko floto ali povračilo - morate ustrezno povrniti zaposlene za poslovno uporabo, povezano z njihovimi vozili, ali se soočiti s posledicami, kot so drage revizije IRS ali še slabše, tožbe za razredne tožbe .
Za program flote si zastavite glavni namen programa - kot zaposleni perk (ugodnost) ali zagotovite prevozne potrebe vašega podjetja. Če je vaš glavni cilj zagotoviti poslovno orodje, vam mora omogočiti, da zmanjšate stroške flote, tako da povrnete stroške, povezane z osebno uporabo vozil.
S programom povračila lahko izberete bodisi dodatek za ravno vozilo, program centa na miljo ali standardno hitrost prevoženih kilometrov za povračilo svojih delavcev. Toda vse tri od teh možnosti lahko povzročijo, da podjetja izgubijo na tisoče dolarjev na zaposlenega vsako leto, ker ne natančno upoštevajo vsakega posameznega stroška voznika, kot so različne cene plina in število prevoženih kilometrov.
Kaj je FAVR in zakaj je najboljša alternativa za povračilo prevoženih kilometrov?
FAVR je postopek prihodkov IRS, ki delavcem povrne brezcarinske davke za fiksne in variabilne stroške, povezane z vožnjo za podjetja. Fiksni stroški lahko vključujejo pristojbine za zavarovanje, licence in registracije, medtem ko spremenljivi stroški vključujejo gorivo in vzdrževanje.
FAVR je najbolj natančna rešitev za povračilo, saj vsakemu zaposlenemu mobilne telefonije zagotavlja prilagojeno povračilo na podlagi lokalnih stroškov in poslovnih kilometrov, ki se lahko razlikujejo od meseca do meseca.
Toda natančno beleženje vseh fiksnih in variabilnih stroškov je lahko zapleteno za upravljanje - zato ga večina delodajalcev ne uporablja.
Mnogi delodajalci se namesto tega odločijo za preprostejše plačevanje z ravnim avtomobilom kot pristop "ena velikost za vse" (na primer 500 dolarjev na mesec na zaposlenega). Toda ta metoda ne upošteva dejstva, da dva poslovna potovanja nista enaka, zato nobenemu delavcu ni treba povrniti enakega zneska. Nadomestilo v višini centa na miljo je pravičnejše, a še vedno nepravilno.
Zakaj standardna prevožena kilometrina IRS ni najboljša alternativa?
Večina podjetij uporablja stopnjo prevoženih kilometrov IRS za izračun, kaj je treba vsakemu zaposlenemu povrniti. Ampak stopnja IRS ni zahtevana stopnja povračila, ker temelji na nacionalnih povprečnih stroških delovanja vozila v preteklem letu.
Stopnja IRS je povprečje stroškov v primerjavi s stroški, ki so bili uporabljeni v preteklih letih, ne pa dejanska stopnja povračila. Zaposleni bi lahko porabili več za potovanje, kot je bil povrnjen, ali bi jih bilo mogoče preveč povrniti, če bi cene plina padle - in ne bi bilo treba prilagoditi tistega, kar so plačali, ker je temeljila na lanskoletnih številkah.
Kaj se večina podjetij narobe, ko gre za raven avtomobilskih nadomestil v primerjavi s povračilom?
Dodatek za osebni avtomobil ni ravno pošten, ko gre za povračilo zaposlenih, ki živijo na različnih lokacijah. Na primer, en delavec lahko živi na območju, kjer so cene plina 12 centov cenejše od cen v naslednjem mestu, v katerem živi drug zaposleni. Tudi fiksni stroški poslovnih potovanj , kot so cena zavarovalnih premij in davkov za avtomobile, se po lokaciji zelo razlikujejo.
Drugi stroški vožnje se razlikujejo. Na primer, premije za zavarovanje avtomobilov močno razlikujejo države, od 825 $ v Charlotte, v Severni Karolini, do 3,150 $ v Detroitu v Michiganu. Davki za enako $ 21,000 sedan strošek $ 249 v Nevadi, vendar lahko stanejo kar 1,689 $ na Rhode Island. Letni stroški popravila niso enaki v vsaki državi, bodisi v povprečju 393 $ v New Jerseyju, vendar le 270 dolarjev v Vermontu. Plačevanje enakega pavšalnega zneska zaposlenim, ki živijo na različnih lokacijah, v celoti ne upošteva teh razlik.
Ker se nadomestila za avtomobile obravnavajo kot odškodnina, so tudi obdavčljivi tako za delodajalca, ki plačuje davke FICA (socialno zavarovanje in davke na dodano vrednost), kot tudi za zaposlene, ki plačuje FICA in davke na dohodek. To pomeni, da družba plača znesek avtomobilskega dodatka in s tem povezan prispevek davka FICA, medtem ko zaposleni vrne znesek avtomobilskega dodatka, zmanjšan za davek od dohodka in prispevek FICA. V načinu brezplačnega povračila mi je všeč FAVR, zaposleni "vzame domov" natančno znesek, ki ga delodajalec povrne.
Kakšne so napake podjetij pri zaračunavanju osebne uporabe voznega parka?
Nekateri delodajalci dovoljujejo svojim zaposlenim, da uporabljajo vozni park v lasti podjetja, kot voznika za osebno vožnjo. Ampak, bili bi presenečeni nad tem, koliko podjetij se ne zaveda, da je ta osebna uporaba obdavčena zaposlenemu. Podjetja tudi nimajo dobrega načina za izračun zneska, ki ga mora vsak voznik plačati za to obdavčljivo dajatev.
Pogosto organizacije preprosto zaračunavajo pavšalni znesek za osebno uporabo za vse svoje voznike, ne glede na to, koliko osebnih kilometrov vozijo. To se lahko izkaže za veliko denarno prednost za zaposlene, ki uporabljajo vozni park za precej veliko za osebno uporabo. Toda zaposleni, ki vozijo vozne parke strogo za poslovno rabo in imajo svoje osebne avtomobile za osebno uporabo zunaj delovnih pogojev, so lahko nepravično previsoki.
Kaj se zgodi, če podjetje natančno ne povrne svojih zaposlenih?
Nenatančno povračilo delavcev za stroške, povezane z vožnjo, stane veliko podjetij na tisoče dolarjev letno (približno 3.000 dolarjev na zaposlenega vsako leto, kot je izračunal Motus). Vendar pa to ni nič v primerjavi s stroški sodnih tožb. V zadnjih letih so delavci uspešno tožili svoje delodajalce za kar 7 milijonov dolarjev dolarjev, da bi nadomestili nepravično prakso povračil. V Kaliforniji te tožbe hitro postajajo pravilo, ne pa izjema, saj je del 2802 Kalifornijskega zakonika o delu še posebej strog.
Kodeks Kalifornije zagotavlja, da "delodajalec odškodnini [neškodljiv] svojemu zaposlenemu za vse potrebne izdatke ali izgube, ki jih ima delavec neposredno zaradi opravljanja svojih dolžnosti." Delodajalci so to pogosto razlagali kot omejene na stroške opreme ali orodja, ki se uporabljajo na delovnem mestu, vendar se zdaj vedno bolj uporablja pri primerih povračil kilometrov (primer radia shack in igrače "R" Nas).
Programi flote imajo tudi svoj izziv, ko gre za natančno zaračunavanje zaposlenih za osebno uporabo teh vozil. Osebna uporaba vozil podjetja mora biti ustrezno dokumentirana in zaposleni zaračunati za osebno uporabo. Nezadostno poročanje o osebnih kilometrih povzroči podjetjem tveganje za drage revizije IRS in lahko stane podjetje v zamujenih obtožnicah.
Kaj so nekateri viri, ki lahko pomagajo mojim podjetjem?
Vaše podjetje lahko uporablja isto tehnologijo, ki omogoča novo digitalno delovno mesto, da sledi stroškom svojih poslovnih kilometrov. Tukaj je nekaj primerov:
- Pametne naprave s tehnologijo GPS za zbiranje in shranjevanje informacij o poslovnih potovanjih zaposlenih
- Mobilne aplikacije za avtomatizacijo sledenja prevoženih kilometrov zaposlenim in natančno poročanje o natančnem poslovanju, vožnji in osebnih kilometrih vsakega zaposlenega.
Z ustreznimi mobilnimi aplikacijami in programsko platformo lahko odpravite ročna opravila za voznike, da povečate produktivnost, zmanjšate stroške in zagotovite skladnost z IRS - vse, medtem ko pridobite vpogled v vozno vedenje in učinkovitost mobilne delovne sile.