Biti je že previden. Preden pošljete obrazce W-2 zaposlenim in pošljete te obrazce pri Upravi za socialno varnost (skupaj s prenosnim obrazcem W-3 ), preglejte te pogoste napake, da se izognete težavam.
Vložitev obrazcev W-2 pozno
Od davčnega leta 2016 se je rok za prijavo za obrazce W-2 (in 1099 obrazcev) prestavil do 31. januarja. Torej, obrazce W-2 za zaposlene leta 2017 morajo biti poslane v Upravi za socialno varnost najpozneje do 31. januarja , 2018.
Obstajajo kazni za pozno vložitev. Preberite več o novih rokih za obrazce W-2 in 1099.
Uporaba obrazca W-2 Wrong Year
Uporabite obrazec W-2 za leto, v katerem je prihodek obdavčljiv, ne leto, v katerem ste vložili obrazec. Na primer, za plače zaposlenih v letu 2015, uporabite obrazec W-2 2016 ; ta obrazec bo namenjen zaposlenim in bo v letu 2017 vložen pri Upravi za socialno varnost.
Manjkajoči roki za oddajo. Obrazcem W-2 morate poslati obrazce najpozneje do konca januarja in te obrazce morate predložiti Upravi za socialno varnost najkasneje do konca februarja. Roki se vsako leto spreminjajo, odvisno od tega, kdaj datum pade na koledar. Če je rok vikend ali praznik, se datum prestavi na naslednji delovni dan. Tukaj so natančni roki za obračun davka na izplačane plače za tekoče leto.
Ne uporabljaj odobrene oblike W-2
Obrazca W-2 ne morete prenesti, kopirati in uporabiti.
Rdeča na A je posebno črnilo. Odobreno obrazce morate dobiti od podjetja za pisarniško oskrbo, IRS ali od programske opreme podjetja. Preberite več o tem, kje lahko dobite odobrene oblike W-2.
Neuspeh pri ustavitvi socialnega zavarovanja
Odtegnitev socialne varnosti je treba za vsako leto ustaviti pri najvišjih obdavčljivih plačah za socialno varnost .
(To so največje spremembe v večini let, da odražajo življenjske stroške.) Čeprav to ni posebej napaka W-2, je to pogosto in povzroči, da boste delavcu preveč poročali o plačah socialne varnosti. Vračilo morate nato vrniti delavcu in popraviti tako W-2 kot obrazec 941 , četrtletno plačilno in davčno poročilo za katero koli četrtletje, ki odraža presežek. Na primer, če je zaposlenec dosegel najvišji znesek za zadržanje socialne varnosti v septembru, morate spremeniti obrazec 941 za tretje četrtletje.
Pošiljanje obrazcev W-2 v IRS
Obrazce za socialno varnost je treba zaposlenim dati do konca januarja in jih do konca februarja vložiti pri Upravi za socialno varnost , skupaj z oddajnim obrazcem W-3, ki zbere vse podatke iz vseh W-2.
Če ne dobite IRS opustitev za ne E-fling
Delodajalci, ki vložijo 250 ali več obrazcev W-2, morajo dobiti opustitev, če ne želijo e-datoteke. Preberite si več o tem, kako priti do opustitve pošiljanja obrazcev W-2 v elektronski obliki (PDF).
Izdelava teh pogostih napak na obrazcu W-2
Najpogostejše oblike napak na oblikah W-2 vključujejo:
- Ne vsebuje decimalnih in centih zneskov
- Če ne uporabljate črnega črnila (zaradi česar so vnosi preveč lahki)
- Vnos prevelik ali premajhen. IRS predlaga, da uporabljate 12 pt. Pisava Courier tipa za tiskanje W-2s.
- Ime napačnega oblikovanja zaposlenih. Ime prvega in srednjega zaposlenega gre v prvo polje, priimek zaposlenega gre v drugo polje, v tretjem polju pa gre za katerikoli pripono (npr. "Jr.").
Uporaba finančne programske opreme vam lahko pomaga pri preprečevanju številnih teh napak na obrazcih W-2, še posebej pri napakah v obliki, in vaša programska oprema vas lahko opozori, ko dosežete najvišjo plačo za socialno varnost. Oglejte si ta članek o računovodskih programih za leto 2012, ki ga je pripravil Rosemary Peavler, Vodnik za poslovne finance, s poudarkom na programih, ki vključujejo funkcije plače.
Kako popraviti obrazec W-2
Do vsakega zaposlenega morate do konca januarja vsako leto (za prejšnje koledarsko leto) obrazec W-2 predložiti obrazec W-2, vendar teh obrazcev ne potrebujete do konca februarja do Uprave za socialno varnost (SSA). Ta zamuda zagotavlja čas za popravljanje napak.
Če lahko napako odpravite pred vložitvijo s SSA, naredite le popravek in pošljite popravljen obrazec.
Če najdete napako, ko ste vložili zahtevo za SSA, morate skupaj s popravljenim oddajnim obrazcem W-3c poslati popravljen W-2.
Preberite več o tem, kako popraviti obrazec W-2, potem ko ga pošljete v Upravi za socialno varnost.