Kateri zaposleni se gibljejo, morate plačati
Najbolje je, da se z vračilom povrnete samo tisti gibljivi stroški, ki jih odobri IRS kot odbitke od davčne napovedi za zaposlene.
V skladu z IRS , vključujejo samo odbitne gibljive stroške za zaposlene
"razumni stroški:
Premikanje gospodinjskih predmetov in osebnih predmetov iz nekdanjega doma v nov dom, in
Potovanje (vključno s prenočevanjem) od nekdanjega doma do novega doma.
Povračila stroškov, ki jih ni mogoče odbiti, se delavcu vedno obdavčijo, čeprav se povračilo lahko šteje za odgovoren načrt (kot je opisano spodaj).
Davčne posledice povračil stroškov selitev zaposlenih
Na splošno je vsako plačilo, ki ga opravite zaposlenim, obdavčljivo, in plačilo stroškov za zaposlene se šteje za obdavčljivo dajatev. Ampak obstaja način, da se koristi neobdavčijo zaposlenim.
Če želite, da se gibljivi stroški zaposlenega ne bodo obdavčili z zaposlenim (IRS uporablja izraz "izključen" iz obdavčitve), jih morate plačati s tem, kar IRS kliče odgovoren načrt .
V tem primeru zaposleni plača stroške in jih povrne.
Za izpolnjevanje meril za odgovoren načrt je treba razčleniti stroške in plačati samo določene stroške. Stroški morajo biti tudi poslovni namen.
Zaposleni mora plačati ali nastati odbitne stroške pri opravljanju storitev kot zaposleni v vaši družbi. Morda boste morali dokumentirati, da vaše podjetje zahteva premik.
Obstajajo tudi nekateri računovodski postopki, ki jih je treba upoštevati pri načrtu povračila stroškov
- Delavec mora " v razumnem časovnem obdobju " ustrezno obračunati te stroške. " To pomeni, da vam mora zaposleni zagotoviti vse prejemke.
- Če zaposlenemu dajete predujem za te stroške, mora delavec v razumnem roku vrniti morebitne presežke.
Na primer, recimo, da vnaprej plačate 5.000 evrov za gibljive stroške, zaposleni pa vam prejme prejemke za 3.660 dolarjev. Zaposleni vam mora dati pregled stanja ($ 1.350). Če vsa merila za odgovoren načrt niso izpolnjena, načrt ni odgovoren načrt. In " povračila za nepremostljive stroške " (za zaposlene) in nadomestila za razne ali nespecificirane stroške se obdavčijo za zaposlenca.
Samo povsem jasno: vsa povračila, dodeljena zaposlenim v skladu z načrtom brez načrtovanja, je treba obravnavati kot obdavčljive (vključno z odtegnitvijo), čeprav se povračilo nanaša na stroške, ki se odbijejo zaposlenim. In vsa plačila, ki niso utemeljena s prejemki, tudi če so del odgovornega načrta, so obdavčljivi in so predmet zadržanja.
Zadrževanje davkov na izplačane plače za plačila odhodkov za zaposlene
Če so bila plačila izvedena v skladu z merili za odgovoren načrt in so bili izpolnjeni vsi potrebni pogoji, plačila zaposlenim za gibljive stroške niso predmet zadržanja.
Plačila za odplačila, ki niso bila izvedena v skladu z merili za odgovorni načrt (opisana zgoraj), so podvržena odbitku davkov za zvezni davki, davkov FICA (socialna varnost in Medicare) in zvezni davki za brezposelnost.
Poročanje o gibanju odhodkov za stroške na obrazcu W-2 zaposlenih
Če povračilo zaposlenemu ustreza vsem pogojem odgovornega načrta, kot je opisano zgoraj, vam te povračila ni treba vključiti na W-2 zaposlenega. Če vam delavec ustrezno obračuna stroške, vendar se presežek ne povrne, boste s službo za plače ali pripravljavcem davkov preverili, kako določiti, kako poročati obdavčljive in neobdavčljive zneske. O tej višini morate prijaviti, ko izpolnite letno davčno poročilo W-2 za zaposlene za prejšnje leto.
Patriot Software nudi več pojasnil o tem, kako se ti stroški vnesejo na obliko W-2 zaposlenega. Uporabili bomo zgornji primer, kjer zaposleni prejme 5.000 $ za gibljive stroške, ima prejemke za 3.660 $ in ohranja preostalih 1.350 $. Znesek, ki ga zaposlenec obdrži, je obdavčljiv zaposlenemu. Predvidevamo, da je to plačilo opravljeno v skladu z zahtevami za odgovoren načrt, kot je opisano zgoraj:
- Obdavčljivi $ 1.350 je vključen v polje 1 W-2 (in v poljih 3, 5 in 16, če jih obdavči država ali mesto).
- Zavezniške dajatve za zvezno in državno dohodnino ter davke FICA je treba izračunati za obdavčljive $ 1.350 in vključiti v ustrezna polja na W-2.
- Vključiti morate 3.660 $ (znesek, ki je enakovreden utemeljenemu znesku (na primer del, ki ni primeren) v polju 12 obrazca W-2 z oznako "L."
Za več podrobnosti o tem, kako to deluje, glejte publikacijo IRS 15 (Circular E).
Dajanje dodatnega denarja zaposlenih za selitev stroškov
Nekatera podjetja zaposlenim dajejo določen znesek za gibljive stroške, odvisno od vrste premika in oddaljenosti. Plačilo je še vedno mogoče odbiti za vaše podjetje kot poslovni strošek.
Če želite zaposlenemu dati denar za gibanje stroškov in zaposlenemu omogočiti, da se odloči, kako bo ta denar porabljen, imate načrt, ki ga ni mogoče izračunati, v skladu s predpisi IRS. V tem primeru, kot je navedeno zgoraj, če ne želite, da mora biti zaposleni prikazati prejemke, se celotno plačilo obdavči zaposlenemu kot ugodnost. Poleg tega je treba pri plačilu zadržati zvezni davek na dohodek in davek FICA.
V tem primeru boste morda želeli dodati dodaten znesek plačilu, da bi pomagali zaposlenemu z dodatnimi davki, ki jih je treba plačati. To se imenuje »presežek« čekov in storjeno je, da se zaposlenemu zagotovi točen znesek plačila po obdavčitvi.
Če na primer plačate zaposlenega v višini 2.000 evrov za gibljive stroške, lahko izračunate bruto znesek, ki bo dal več kot 2.000 dolarjev za kritje dodatnih davkov. Patriot Software ima obogaten kalkulator, ki vam lahko pomaga pri tem.
Odhodki za odhodke zaposlenih so odvečni
Plačilo stroškov gibanja zaposlenih je odbitni poslovni strošek vašega podjetja. Odbitki zaposlenih za odhodke za zaposlene bi morali biti omejeni na tiste, ki bi jih delavec lahko odštel ob svoji davčni napovedi. To pomeni samo stroške za premikanje gospodinjskih izdelkov in potnih stroškov na novo lokacijo za zaposlenca in njegovo družino.
Obveščanje zaposlenih o načrtu povračila stroškov selitve
Kot pri vseh drugih zaslužkih zaposlencev je treba vse zaposlene obravnavati enako. Lahko določite merila za kvalifikacijo načrta glede na vrsto zaposlenega (na primer plača na uro, na primer), vendar ne morete dati enega zaposlenega v isti razvrstitvi več te koristi od druge.
Vedno je dobra zamisel, da tovrstno korist dajete v pisni obliki in jo vključite v komunikacijo z zaposlenimi. Vaš priročnik za zaposlene ali priročnik o politikah in postopkih je dobro mesto za opis načrta. Ne pozabite vključiti informacij o davčnih posledicah te koristi.
Pomagati zaposlenim z njihovimi odbitnimi odbitnimi odhodki
Razen, če ste kvalificirani davčni pripravljavec , davčni nasvet zaposlenim o odbitku dohodnine ni dobra stvar. Spodbujajte svoje zaposlene, da dobijo strokovno davčno svetovanje ali uporabijo profesionalno davčno programsko opremo . Tukaj je nekaj stvari, ki jih lahko storite, da bi delavcem pomagali razumeti to gibljejo stroške in kako bodo vplivali na njihove davke:
- Dajte zaposlenim paket za selitev delovnih mest, ki pojasnjuje, kako in kdaj bo vaše podjetje povrnilo stroške.
- Omogočite zaposlenim, da spremenijo svoje odtujitve (na obrazcu W-4 ), da obračunajo začetno povračilo.