Ne samo spremljajte svoj čas; Upravljajte ga!
In potem nehajo storiti, ker niso izvedli nobenih pozitivnih sprememb. Seveda so odpravili nekaj dogodkov in določili nekatere druge. A ničesar jim ni uspelo; Pravkar so ga preuredili. Ob koncu svojega dneva so še vedno porazeni in razočarani.
Ampak spremljanje, kako si preživel svoj čas, ni upravljanje s časom. Upravljanje s časom spremeni način, kako preživite svoj čas.
Za učinkovito upravljanje s časom morate uporabiti sistem upravljanja s časom, ki vam bo pomagal ugotoviti, kje se lahko izvedejo spremembe in bi jih bilo treba narediti ... kar pomeni, da je prvi korak upravljanja s časom analizirati, kako dejansko porabite svoj čas, da lahko določite kakšne spremembe želite narediti.
Categorize za učinkovito upravljanje s časom
Kako dejansko upravljate s časom? Skrivnost je v kategorijah. Poglej jutri vaš koledar. Verjetno je že poln dogodkov in aktivnosti, ki jih upaš, da jih boste dosegli. Ko delate ali pozneje, boste v praznih prostorih polnili podrobnosti o tem, kaj ste dejansko storili.
Ob koncu dneva si oglejte seznam in označite vsako nalogo in / ali dogodek z eno od naslednjih kategorij. Koliko časa ste v delovnem dnevu dejansko porabili:
1) Izgorevanje požara. Nepričakovani telefonski klic. Poročilo, ki je potrebno za sestanek, ki bi moral biti natisnjen včeraj. Manjka datoteka, ki bi morala biti na vaši mizi . Koliko denarja je dejansko preživel v kriznem načinu? Za večino ljudi je to negativna kategorija, ki draži svojo energijo in posega v njihovo produktivnost.
Pomoč pri organizaciji datotek
Kako vzpostaviti sistem za upravljanje dokumentov
Obvladovanje vašega zbirnega sistema
10 Nasveti za organiziranje elektronskih datotek
2) Ukvarjanje s prekinitvami. Telefonski klici in osebe, ki jih vaši uradi spustijo, bodo verjetno na vrhu seznama, ko dodelite dogodke tej kategoriji. Še enkrat, za večino ljudi je to negativna kategorija, ker posega v (in včasih uniči) produktivnost.
Pomoč pri reševanju prekinitev
Ukvarjanje z dohodnimi telefonskimi klici
Vodenje uspešnega domačega poslovanja z otroki
3) opravljanje načrtovanih nalog. To je najbolj pozitivna poraba časa med delovnim dnem. Vi nadzirate in uresničujete, kar ste nameravali doseči. Načrtovane naloge lahko vključujejo telefonske klice , sestanke z osebjem, celo odgovor na e-pošto - če gre za naloge, ki ste jih dali na dnevni red.
4) Delo neprekinjeno. Morda ne boste delali na nalogi, ki ste jo nameravali storiti, vendar boste nekaj storili, kajti za večino ljudi je to zelo produktiven, pozitiven način dela .
5) neprekinjeno odmore. Tisti časi v delovnem dnevu, ki se uporabljajo za ponovno energijo in združevanje. Kosilo ali jutranji odmor se lahko šteje, če so neprekinjeni.
Če imate dovolj sreče, da delate z družbo, ki ponuja storitve na kraju samem ali nap soba (Fortune), se to tudi šteje. Vsakdo potrebuje določeno količino neprekinjenega izpada, ki je vgrajen v njihov dan, da bi bil med svojim delom produktiven.
Teden tvoje preteklosti je ključ do prihodnosti
Zdaj, ko razumete kategorije tega sistema upravljanja s časom, je čas, da jih uporabite za analizo vašega "tipičnega" delovnega tedna. Če uporabljate sistem koledarja, ki ga uporabljate za uvrstitev imen in dejavnosti v vaše vsakodnevno življenje, se vrnite in izberite nedavni tipični teden. Pojdite po vnosih vsakega delovnega dne in jih kategorizirajte glede na zgornje kategorije vodenja, če še niste. Ohranjanje tekočega števila na dnu vsakega dneva vam bo olajšalo prikaz, kako ste vsak dan preživeli svoj delovni čas.
Sedaj imate podatke, ki jih potrebujete, da spremenite način, kako preživite svoj čas na delovnem mestu. Ali preveč časa preživljate z ognjem? Potem morate narediti organizacijske ali fizične spremembe, da preprečite ali odložite te stalne krize. Očistite in reorganizirajte svojo mizo , na primer, tako da boste lahko našli datoteke, ki jih potrebujete brez težav, in določite rutino, da boste na naslednji miz pustili datoteke, ki jih potrebujete za naslednji dan, preden zapustite dan.
Ne dobivate dovolj neprekinjenega izpada med delovnim dnevom? Potem morate čas urnika za vas . Na primer, prenehajte jesti kosilo za mizo in fizično zapustite stavbo za predvideno kosilo.
Z uporabo mojih delovnih kategorij časa upravljanja in spreminjanja, ki jih morate narediti, da bi več časa porabili med delovnim dnem v pozitivnih kategorijah in manj časa v negativnih kategorijah, boste resnično lahko učinkovito upravljali svoj čas - in doseči pravi cilj upravljanja s časom, da se počutite bolje.