Načrtovanje revizije
Zavarovatelj, ki plača nadomestilo za vaš delavec, bo verjetno sprožil postopek revizije kmalu po izteku plačilne politike vašega delavca.
Lahko dobite pismo zavarovatelja ali telefonski klic osebe, ki je pooblaščena za izvajanje vaše revizije. Vaš pooblaščeni revizor mora načrtovati revizijo v času, ki vam ustreza. Datum mora biti v prihodnosti dovolj daleč, da boste imeli dovolj časa za zbiranje informacij, ki jih potrebuje revizor. Prosite revizorja, da vam zagotovi povzetek podatkov, ki jih bo potreboval za izvedbo revizije.
Upoštevajte, da lahko vaš pooblaščeni revizor ali ne sme biti zaposlen v zavarovalnici. Nekateri zavarovatelji imajo notranji revizijski oddelek s svojimi zaposlenimi. Druge izvajajo revizijsko funkcijo neodvisnemu revizijskemu podjetju. Postopek mora biti enak, ali revizijo opravlja zaposleni zavarovalnice ali izvajalca.
Zapise, ki jih boste potrebovali
Revizor bo potreboval različne finančne podatke za čas, ki ga pokriva revidirana politika . Tukaj je vrsta informacij, ki jih lahko zaprosite:
- Knjigovodska knjiga
- Davčne obrazce, zlasti oblike 941 in 944, Delodajalci Zvezni davčni povračilo (četrtletno in letno)
- Evidenca denarnih izplačil
- Plačila za storitve, ki jih zagotavljajo neodvisni izvajalci. Revizor bo moral preveriti, ali ti delavci niso vaši zaposleni.
- Plačila za storitve, ki jih zagotavljajo podizvajalci
- Potrdilo o zavarovanju za vsakega podizvajalca, ki ste ga najeli
- W-2 in 1099 obrazcev
- Opis dela za vsakega delavca. Prepričajte se, da natančno opisuje dolžnosti delavca.
- Opis vašega poslovanja
- Evidenca plače za obdobje veljavnosti pravilnika. Revizor bo moral preveriti vse vire plačil, ki se zagotovijo vsakemu delavcu (plača, bonitete itd.).
- Omejitve plačil, ki veljajo za izvršilne uslužbence, partnerje, samostojne podjetnike posameznikov itd., Ki so zajeti v politiki
- Delovni list o izkušnjah
Ko zbirate potrebne podatke, ga boste morali organizirati. Vse podatke o vaših plačilnih listih (kot so obrazci W-2, plasti in nadurnje) shranite skupaj, tako da so informacije lahko dostopne. Prav tako postavite vse informacije v zvezi s podizvajalci, vključno z zneski plačil in potrdili o zavarovanju, na enem mestu. Vaša prizadevanja se bodo izplačala, da bo revizija lažja in hitrejša.
Kaj je vključeno v plačilni račun?
Nadomestna premija vašega delavca se izračuna tako, da pomnožite časovni tečaj, ki ste ga plačali, in nato delite rezultat za 100. NCCI in večina državnih organov za odškodnino, ki se nanašajo na plače, se nanašajo na izplačane plače . Ti izrazi se pogosto uporabljajo izmenično. Obe pomenita denarno vrednost storitev, ki jih zaposleni zagotavljajo vaši organizaciji.
Stroški, ki so vključeni v plačilo, se nekoliko razlikujejo od države do države. Vendar pa na splošno vključujejo naslednje:
- Bruto plače in plače, vključno z retroaktivnimi plačami in plačami
- Komisije. To vkljućuje celotne provizije, ki jih prejme delavec, in vse ćrpanje proti provizijam.
- Bonusi, vključno z načrti bonusnih načrtov
- Odmor, počitnice in bolniške plače
- Nadurno plačilo. V vseh državah, razen v nekaterih državah, plačilo vključuje nadure, ki se izračunavajo na podlagi časovnega roka. Recimo, da je običajna urna postavka delavca 20 evrov na uro. Če je bil delavcu plačan 600 dolarjev za 20 ur nadur, bi zajemal samo 400 evrov plačila za nadure.
- Plačila, ki bi jih sicer plačevali zaposleni, kot jih zahteva zakon za socialno varnost, Medicare ali pokojninski načrt
- Plačilo delavcem na podlagi, ki ni delovni čas. Primeri so z delom, delitvijo dobička ali spodbudnimi načrti.
- Plačilo ali dodatki za ročna orodja ali ročna električna orodja, ki jih delavci uporabljajo za opravljanje svojih nalog
- Vrednost najemnine za stanovanje ali hišo, zagotovljeno zaposlenemu. Tudi vrednost drugih nastanitev in obrokov, ki jih delavec prejme kot del svoje plače
- Plačila, odšteta od bruto plače delavcev za upokojitev, obroke ali varčevalske načrte
- Plačilni list za zaposlene nezavarovanih podizvajalcev (glej pripombe spodaj)
Kaj je izključeno iz plač?
Obstajajo številni stroški, ki so običajno izključeni, ko se izračuna plača, da bi ocenili zavarovanje odškodnin delavcev. Medtem ko se ti razlikujejo glede na stanje, pogosto vključujejo naslednje:
- Nasveti in druge nagrade, ki jih prejmejo zaposleni
- Odpravnine (razen za časovno obdobje)
- Popusti na blago, kupljeno pri delodajalcu
- Povrnjeni stroški poslovanja
- Plačajte za aktivno vojaško dolžnost
- Enotni dodatki
Klasifikacije
Eden glavnih nalog revizorja je zagotoviti, da je zavarovano poslovanje ustrezno razvrščeno. Sistemi razvrščanja nadomestil za delavce so namenjeni kategorizaciji podjetij , ne pa posameznih zaposlenih. Revizor bo pregledal dejavnosti vašega podjetja in ugotovil, ali je osnovna razvrstitev, navedena v pravilniku, pravilna.
Osnovna razvrstitev je razvrstitev, ki najbolje opisuje vaše celotno poslovanje. To je pogosto enako kot vodilna klasifikacija (razvrstitev, ki je dodeljena najbolj plačilni list). Recimo, da upravljate strojnico. Nekateri vaši zaposleni delajo s stružnicami, medtem ko drugi upravljajo vrtalne stiskalnice ali stroji za žigosanje. Posebne dejavnosti vaših zaposlenih se lahko razlikujejo od delavca do delavca. Vendar pa vsi ustrezajo vaši osnovni klasifikaciji, Machine Shop.
Nekateri zaposleni lahko opravljajo naloge, ki zahtevajo ločene klasifikacije. Na primer, vaša strojna trgovina zaposluje pisarniškega delavca, ki opravlja svoje delo v zaprtem pisarni od drugih delavcev. Verjetno je temu zaposlenemu dodeljen klasifikacijski uradnik, namesto Machine Shop.
Sistemi razvrščanja nadomestil za delavce so izjemno zapleteni. Revizor lahko prerazporedi vaše podjetje na način, ki ga ne razumete ali pa vam ni smiselno. V tem primeru prosite revizorja za pojasnilo. Če ste še vedno zmedeni glede sprememb, vprašajte svojega zastopnika ali posrednika za pomoč.
Srečanje z revizorjem
Za izvedbo revizije se mora revizor srečati z vami ali z zaupnim zastopnikom vašega podjetja. Če to nalogo prenesete na nekoga drugega, se prepričajte, ali on ali ona:
- pozna vaše podjetje dobro
- razume vse faze poslovanja vašega podjetja
- ve, katere naloge opravlja vsak zaposleni
- razume politiko kompenzacije delavcev vašega podjetja, vključno s klasifikacijami, ki jih vsebuje
- razume finančno evidenco vašega podjetja, vključno s podatki o plačah, tako da lahko odgovori na vprašanja revizorja
Pri sestanku z revizorjem bi morali vi ali vaši pooblaščeni predstavniki sodelovati in odgovoriti na vprašanja revizorja, kot tudi vi. Ne ponudite informacij, ki niso bile zahtevane.
Kot veliko drugih podjetij, lahko vaše podjetje najeti offsite knjigovodsko podjetje za ravnanje vaše računovodske in plačilne naloge funkcije. Ali se bo vaš knjigovodja v vašem imenu srečal z revizijo? Odgovor je ne. Vaš knjigovodja lahko revizorju zagotovi finančno evidenco, ki jo potrebuje za opravljanje revizije. Vendar pa mora revizor obiskati vaše prostore, da opravi fizično revizijo.
Podizvajalci
Mnoge države imajo zakone, ki nalagajo odgovornost za izvajalce, ki zaposlujejo nezavarovane podizvajalce. Ti zakoni se bodo uporabljali za vas, če vaše podjetje deluje kot izvajalec in podizvajalci delajo za druge.
Na primer, predpostavimo, da vaše podjetje, ABC Construction, najame podizvajalca, ki se imenuje P & J Plumbing, da dela cevovodi v stavbi, ki jo obnavljate. Zaposleni v družbi P & J se poškoduje na delovnem mestu in poskuša vložiti odškodninski zahtevek za delavce. Vendar družba P & J ni kupila odškodnine za delavce. V večini držav lahko poškodovani delavec izplača nadomestila v skladu s politiko nadomestil vašega delavca.
Zavarovalnice po zakonu zahtevajo, da zagotovijo ugodnosti za zaposlene nezavarovanih podizvajalcev. Tako bo vaš revizor pregledal vaše davčne dokumente in poiskal 1099 obrazcev, izdanih podizvajalcem. On ali ona bo preverila, ali ste pridobili potrdilo o zavarovanju od vsakega podizvajalca, ki ste ga najeli. Če kateri koli podizvajalec, ki ste ga najeli, ni predložil dokazil o zavarovanju odškodnin delavcev, vam bo revizor zaračunal dodatno premijo za zavarovalno kritje tega izvajalca.
Stopnja, ki se zaračuna za nezavarovanega podizvajalca, je odvisna od vrste dela, ki ga je izvajal podizvajalec. Na primer, če podizvajalec izvaja strešne kritine, se uporabi stopnja veljavne klasifikacije strešnih kritin. Ta obrestna mera se bo uporabljala za vse ali del stroškov podizvajalskega dela. Če je bil denar, ki ste ga plačali podizvajalcu, samo za delo, se bo celotna cena (deljena s 100) uporabila kot osnova premije.
Izvajalec Versus Podizvajalec
Če vaše podjetje ni izvajalec, ste odgovorni za poškodbe, ki jih utrpijo zaposleni neodvisnih izvajalcev, ki jih zaposlite? Odgovor je na splošno ne. Izvajalec upravlja podjetje, ki je neodvisno od vaše. Tako je izvajalec odgovoren za zagotovitev nadomestil delavcem za svoje poškodovane delavce.
Recimo, da imate v lasti trgovino na drobno. Najemite Fabulous Flooring, tla izvajalca, da iztrgate staro linolejno dno v vaši trgovini in jo nadomestite z novim. Izrisujete želeni rezultat (novo nadstropje) in Fabulous opravlja delo. Fabulous supervisor nadzira tla delavcev. Nadzornik določa delovne urnike in narekuje, kako zaposleni opravljajo svoje delo. Če je Fabulous delavec poškodovan pri nameščanju novega dna, je Fabulous (ne vaše podjetje) odgovoren delavcu.
Obstajajo nekateri primeri, ko bi podjetje lahko bilo odgovorno za poškodbe delavcev neodvisnega izvajalca. Zato morate vztrajati, da vsi zaposleni neodvisni pogodbenik zagotavljajo dokaze, da so kupili odškodninsko zavarovanje delavcev.