Ta vzorec sestankov sestanka organizira vaš sestanek
Že ste že veliko razmišljali o tem, kaj upate, da boste imeli svetovalni odbor in se veselite nasvetov in strokovnega znanja, ki ga lahko vaši člani svetovalnega odbora zagotavljajo v različnih vidikih vašega poslovanja, kot so upravljanje , trženje , računovodstvo , osebje , storitve za stranke , tehnologijo itd.
Torej hočeš biti prepričan, da je to na prvem sestanku, ki si ga pustiš članom svetovalnega odbora.
Načrtujte sestanek o problemu ali diskusijski temi
Tvoje prvo srečanje, tako kot vse vaše sestanke svetovalnega odbora, je treba načrtovati okoli vprašanja ali problema. Morda boste lažje navedli težavo kot cilj . Na primer, "Želimo povečati prodajo za 25% v naslednjem četrtletju. Kako lahko to storimo?" Ali pa bi lahko bolj pogosto navedli temo za razpravo: "Kako lahko zmanjšamo poslovne stroške ?" ali "Kako lahko povečamo produktivnost ali kako lahko izboljšamo storitve za stranke ?"
Zberite ustrezne materiale za ozadje
Ko se odločite za temo razprave, je čas, da zbere gradiva, ki jih bodo potrebovali vaši člani svetovalnega odbora.
Ker je to prvo srečanje svetovalnega odbora, morate vključiti poslovni načrt in vse druge dokumente, ki se nanašajo na temo razprave, kot so grafikoni, grafi in informativni listi, ki prikazujejo ozadje teme razprav.
Če je mogoče, pošljete kopijo teh dokumentov vsem članom svetovalnega odbora dva tedna vnaprej, skupaj s kopijo dnevnega reda.
Ustvarite agendo srečanj
Spodaj je primer dnevnega reda (s pripombami za učinkovito vodenje sestanka), ki bi ga morda želeli uporabiti za prvo srečanje svetovalnega odbora.
Da je vsaka točka dnevnega reda časovno določena; oblikovanje časovnega razporeda na vaš sestanek in ohranjanje tega, zagotavlja, da se vaš sestanek ne zateče in spodbuja razpravo o temah.
Izdelajte dogovore za snemanje zapisnika sestanka
Prav tako boste želeli narediti nekaj dogovorov za zapis zapisnika sestanka. Ne poskušajte to storiti sami; morate biti sposobni sodelovati v celoti in poslušanje in dobro prispevati je polni delovni čas. Če nimate nekoga, ki se lahko udeleži in služi kot tajnica, prosimo, da dovolite članom svetovalnega odbora, da zabeleži sestanek.
Na voljo osvežilne pijače
Ob osvežilnih pijačah je dobra ideja. Kava, čaj, voda, sokovi in zdrave prigrizke , kot so sadje ali kolački, so prijazni in vedno dobrodošli na sestankih. Po prvem sestanku boste imeli občutek udeležencev za pijače in prigrizke in lahko načrtujete ustrezno za naslednje srečanje.
Sprostite se!
Predvsem se ne boji o predstavitvi. Tukaj ste, da delite svojo vizijo in upate na svoje podjetje in iščete nasvet, ne da bi vtisnili kogar koli z multimedijskimi predstavitvenimi učinki.
Vaš cilj dolgega dosega je vzpostavitev delovnega odnosa zaupanja s člani svetovalnega odbora, zato se osredotočite na zagotovitev, da vaši člani svetovalnega odbora izgubijo občutek, da so bili slišani in da so prispevali k upravljanju vašega podjetja - in se veselim naslednje seje odbora.
V tem vzorčnem agendu za sestanke svetovalnega odbora sem vključil pripombe, ki vas vodijo skozi postopek sestanka. Prosimo, da natisnete ta dnevni red in jo prilagajate svojim potrebam - lahko ga neposredno kopirate v Word, Excel ali podoben pisarniški dokument z izbiro besedila in uporabo kopiranja / prilepka (z operacijskim sistemom Windows, določite besedilo, ki ga želite izbrati z miško , in pritisnite CTRL-C za kopiranje in CTRL-V, da jih prilepite).
Ime vašega podjetja - (izpolnite)
Dnevni red
Datum - (Izpolnite)
Lokacija - (izpolnite)
| Začetek / konec časa | Dejavnost |
| 10:00 - 10:05 | Predstavitve (Ob predpostavki, da se vaši člani svetovalnega odbora niso srečali, se predstavite sami in vsi člani uprave, s kratkim opisom svojega strokovnega znanja.) |
| 10: 05-10: 10 | Zakaj svetovalni odbor? (Kratka izjava o tem, kako vidite delovanje svetovalnega odbora in prispevke, za katere upate, da jih lahko svetovalni odbor posreduje vašemu podjetju. Vključite podrobnosti, na primer kako se bo odbor pogosto srečal.) |
| 10:10 - 10:20 | Vprašanja (Če jih je. Če jih ni, vprašajte člane odbora, kako vidijo delovanje svetovalnega odbora in kako upajo prispevati.) |
| Tema pogovora: (Tukaj vnesite svoje vprašanje / problemska izjava.) | |
| 10:20 - 10:25 | Predstavitev razprave (Pregled zgodovine teme in kako to trenutno vpliva na podjetje, se v tem trenutku ne strinjate s svojimi pogledi / rešitvami). |
| 10:25 - 11:35 | Diskusija (Želite, da ideje tečejo v tej fazi, ne zavračajte ali zavračate idej na tej točki. Ali prispevajo tudi vaše ideje / pogledi.) |
| 11:35 - 11:50 | Predlogi / resolucije (Ocenjevanje idej, ki jih je skupina slišala in izbira najboljših "rešitev".) |
| 11:50 - 11:55 | Povzetek (Povzemite temo, razpravo in rezultate za skupino in jim povejte, kaj nameravate storiti.) |
| 11.55 | Prekinitev |
Datum naslednje seje - (Izpolnite)
Če uporabljate ta časovni razpored, je to odličen čas, da se člani svetovalnega odbora odpravijo na dobro kosilo (še posebej, če prigrizki niso bili vročeni med sestankom). Ne pozabite, da je sestanek konec, kosilo pa mora biti predvsem družabna priložnost!
Naj bo sestanek krajši
Nikoli ne bi smeli imeti srečanja svetovalnega odbora, ki traja dlje kot dve uri. Dve uri je dovolj dolgo, da večina ljudi nenehno pozornost nameni zadevni nalogi.
Začnite prihodnja srečanja s pregledom prejšnjih tem pogovorov
Na prihodnjih sestankih bi morali začeti s pregledom, kaj ste storili glede teme, o kateri ste razpravljali na zadnjem srečanju, in povabite svoje člane svetovalnega odbora glede dejanj vašega podjetja.
Ker "srečanje in pozdravi" ni na poti, boste morda želeli imeti dve temi za razpravo na prihodnjih sestankih vašega svetovalnega odbora. Morda imate celo tri, če mislite, da se bodo udobno prilegali v dvourno obliko. Nikoli ne bi smeli imeti več kot tri.