Delodajalci morajo vsako leto poslati poročilo zaposlenim, ki prikazujejo njihove celotne plače in odbitke, tako da lahko zaposleni vključijo informacije o svojih davčnih napovedih. Poročila je treba vložiti tudi pri Upravi za socialno varnost. To poročilo je obrazec W-2.
Preden pripravite in pošljete obrazce W-2 zaposlenim in Upravi za socialno varnost, sledite tem korakom, da zagotovite, da gre vse brez težav.
01 - Prepričajte se, da ste ustrezno zaposleni kot zaposleni
Delavec je delavec, ki opravlja delo v smeri delodajalca. Na splošno je vsak, ki izvaja storitve za organizacijo, zaposleni, če lahko organizacija nadzoruje, kaj bo storjeno in kako bo to storjeno.
Po drugi strani je neodvisni izvajalec posameznik ali podjetje, ki zagotavlja storitve drugemu posamezniku ali podjetju. Neodvisni izvajalec je ločen poslovni subjekt in se ne šteje za zaposlenega. Nekaj primerov neodvisnih izvajalcev so svetovalci, zastopniki ali posredniki. Delo samostojnih izvajalcev je pogosto naključno ali nepogrešljivo za poslovanje; na primer, storitev čiščenja, plačilnega procesa ali IT-storitev.
Preberite več o razvrščanju delavcev kot zaposlenih ali samostojnih izvajalcev in se obrnite na zaposlenega odvetnika za pomoč.
02 - Preverite datum distribucije in vložitve za tekoče leto
V procesu W-2 sta vključena dva koraka. Prvi korak je razdelitev obrazcev W-2 zaposlenim. Drugi korak je, da te obrazce vložite pri Upravi za socialno varnost. (SSA)
Rok za razdelitev zaposlenim in vložitev prijave s SSA je 31. januar naslednjega leta. To je novi zgodnejši rok za vložitev prijave SSA, da bi se izognili davčnim goljufijam. Preberite več o rokih W-2 in 1099.
Poskrbite, da boste svoje zaposlene dali v začetku januarja, tako da imajo čas, da jih pregledate, da preprečite napake.
03 - Preverite zaposlene W-4 obrazce
Delodajalci morajo vedno imeti obrazec W-4 v datoteki za vse zaposlene. Obrazec W-4 vsebuje informacije, ki so potrebne za določitev zneska zadržanega davka za zvezni davčni zavezanec zaposlenega, z uporabo zakonskega stanu, števila vzdrževanih oseb in morebitnih dodatnih zneskov, ki jih je treba zadržati.
Oblika W-4 mora biti izpolnjena na najem in kadarkoli želi zaposleni sprejeti spremembo. Zaposleni mora spremeniti obrazec W-4, če se osebni podatki zaposlenega (vključno z zakonskim stanji in številom vzdrževanih oseb) spremenijo ali če se spremeni naslov zaposlenega. Delavec lahko kadarkoli spremeni obrazec W-4, da spremeni znesek zadržanja.
Vsako leto pred koncem leta morajo delodajalci prositi vse zaposlene, naj pregledajo obrazec W-4, da se prepričajo, da so osebni podatki točni.
Prepričajte se, da imajo zaposleni natančne in aktualne informacije na obrazcu W-4, ki vam bodo pomagali pri pripravi in distribuciji obrazcev W-2.
04 - Zbirajte informacije o plačah za obrazce W-2
Najprej boste potrebovali nekaj osnovnih informacij o vašem podjetju za vse oblike W-2:
- Identifikacijska številka delodajalca vaše družbe
- Ime, naslov in poštna številka podjetja
- In državna davčna številka vašega podjetja
Nato boste morali zbrati podatke o vsakem zaposlenem, osebnih podatkih in podatkih o plačnem seznamu:
- Ime in naslov zaposlenega in številka socialnega zavarovanja ali druga davčna številka
- Znesek, izplačan temu zaposlenemu: skupne plače, nasveti in druga nadomestila
- Znesek zveznega davka od dohodka je bil zadržan
- Plače za socialno varnost (do najvišjega zneska socialne varnosti za leto)
- Medicare plače in nasveti in Medicare davek zadržani, vključno z dodatnim davkom Medicare za zaposlene z visokimi dohodki.
- Dodeljeni namigi za zaposlene
- Odvisne dajatve za oskrbo, plačane, in druge dajatve, ki se obdavčijo zaposlenemu
- Za vsako državo, v kateri je delal zaposlen, plačane državne plače in nasveti ter zadržani državni davek
- Plačane lokalne plače in nasveti ter zadržani davek na lokalni ravni.
05 - Pregled W-2 obdelave - Kako se bo ustvaril W-2?
Če je vaše podjetje novo za obdelavo plač, ali če ste se v zadnjem času spremenili s plačilno situacijo, je dobro preučiti postopek iskanja, izpolnjevanja in razdeljevanja poročil ob koncu leta zaposlenim. Obrazce W-2 lahko dobite iz prodajne pisarne, vašega CPA, iz davčne ali računovodske programske opreme ali iz IRS.
Opomba: obrazcev W-2 ni mogoče prenesti iz IRS ali drugje na internetu. Kopija A oblike W-2 je v določeni barvi rdečega črnila in je ni mogoče podvojiti. Podati morate posebno obliko IRS kopiranja A pri Upravi za socialno varnost (to je kopija, ki jo ob koncu februarja hranite in shranite s socialno varnostjo).
Tukaj je nekaj možnosti za pripravo W-2 obrazcev:
- Uporaba računovodske programske opreme . Če imate le nekaj zaposlenih in uporabljate računovodsko programsko opremo, boste morda lahko kupili dodatke za pripravo obrazcev W-2 s to programsko opremo.
- Uporaba programske opreme za pripravo davkov. Če uporabljate enega od skupnih programov za pripravo davčne priprave, bodisi v spletu bodisi v namizni različici in ste kupili poslovno različico te programske opreme, preverite, ali je vključena obdelava W-2. Shirley Elmblad, vodnik za finančno programsko opremo, ima članek o pregledu davčne programske opreme
- Uporaba kupljenih W-2 obrazcev . Glavne pisarne podjetja za oskrbo imajo vnaprej natisnjene obrazce W-2 za uporabo s programsko opremo na CD-ju, ki vam omogoča, da podatke za te obrazce vnesete ročno in jih natisnete na tiskalniku.
Ne glede na metodo, ki jo uporabljate za dokončanje in tiskanje W-2 obrazcev, bi morali imeti tudi oblike prenosa W-3 .
06 - Odločite se za razdelitev W-2 obrazcev zaposlenim
Ko ustvarite obrazce W-2, je vaša naslednja odločitev, kako jih distribuirati zaposlenim. Ne pozabite, da je rok za razdelitev obrazcev W-2 zaposlenim 31. januar leta, ki sledi davčnemu letu. Na primer, delodajalci, ki so morali razdeliti davčno leto 2016 W-2, imajo do 31. januarja 2017, da jih razdelijo.
Imate dve možnosti za distribucijo tiskanih obrazcev W-2 zaposlenim: bodisi jih pošljite ali jih osebno razdelite osebjem. Če zaposleni vzame osebno svojo obliko W-2, morda želeli, da se zaposlenemu prikaže vzorec, da se obrazec vzame, da bi se izognili vprašanjem, ali je bilo to storjeno.
07 - Preverite napake, preden pošljete obrazce W-2 zaposlenim
Če želite zmanjšati težave in ponovno poslati obrazce W-2, preverite obrazce W-2 za napake, s tem kontrolnim seznamom. Skupne napake W-2 vključujejo uporabo napačne oblike leta, ne vključujejo informacij, dajejo informacije v napačno polje in ne ustavijo zadržanja socialne varnosti na najvišji ravni.
08 - Obravnava zahtevkov za zaposlene za podvojene obrazce W-2
Zaposleni pogosto zmotijo ali izgubijo obrazce W-2 in lahko pridejo do vašega oddelka za plače, ki zahtevajo dvojnik izvoda W-2 obrazca. Preden razdelite obrazce W-2, razmislite o tem, kako boste obravnavali te zahteve:
- Če ste notranje natisnili obrazce, lahko enostavno ponovno natisnete obrazec W-2 in ga pošljete ali pošljete zaposlenemu.
- Če je obrazec pripravil zunanja plačilna služba, vam lahko zaračunajo stroške ponatisa in pošiljanja obrazca. Morda boste želeli zaračunati zaposlenim za prvo dvojno obliko ali drugo dvojico v enem letu (to se zgodi!).
Karkoli se boste odločili, je dobra ideja, da svoje zaposlene sporočite glede podvojenih obrazcev. Obračunavanje za podvojene obrazce se lahko zdi skrajno, vendar bi lahko zmanjšalo število izgubljenih oblik, s katerimi se morate ukvarjati.
09 - Vloži obrazce W-2 in W-3 z Upravo za socialno varnost
Ko ste se odločili, kako pripraviti obrazce W-2 in ste te oblike razdelili zaposlenim (do 31. januarja leta, ki sledi davčnemu letu), bo vaša naslednja odločitev, kako določiti, kako jih vložiti pri Upravi za socialno varnost (SSA) .
Vse obrazce W-2 je treba vložiti pri Upravi za socialno varnost, skupaj s prenosnim obrazcem W-3 . Dve možnosti za predložitev teh obrazcev:
- Na spletnem mestu socialnih služb spletnega mesta socialne varnosti lahko spletno stran naložite na spletnem mestu Poslovne storitve. Najprej se boste morali registrirati, nato pa izpolnite ustrezne obrazce na spletu. Če se prijavite na spletno stran z BSO, vam ni treba vključiti obrazcev W-3.
- Lahko pošljete tudi izpolnjene obrazce W-2 skupaj z obrazcem W-3 Upravi socialnega zavarovanja.
Tukaj je več informacij o tem, kako pripraviti obrazec W-3 .
10 - Preverite državne predpise za razdelitev obrazcev W-2
Ko za zaposlenega izpolnite obrazec W-2, se en del tega obrazca (izvod 1) predloži v državo, v kateri delavec dela. Če zaposleni dela v več kot eni državi, boste morali vsaki državi poslati kopijo obrazca W-2.
Vsaka država ima različne zahteve za predložitev obrazcev W-2 in vseh oddajnih obrazcev. Preverite s svojim državnim davčnim organom ali državnim oddelkom prihodkov, da se seznanite s temi zahtevami države.
UPDATE: Mnoge države so v skladu z novim rokom, ki je bil 31. januarja določen za vložitev W-2 s SSA.
Preberite več o državnih davkih na izplačane plače.