Dobro poslovno upravljanje je dobro za vašo spodnjo linijo
1. Vzpostavite rutino za upravljanje pisarn in jih držite.
Rutinske naloge potrebujejo rutinske postopke, če želite ostati organizirani in ohranjati stvari brez težav.
Nastavite rutine za ravnanje s papirnimi in pisarniškimi sistemi. Na primer, če je mogoče, je treba vsak kos papirja, ki prihaja v vašo pisarno, obravnavati enkrat, ukrepati in vložiti - ni naključno postavljen na mizo. Podobno je treba digitalne komunikacije, kot so e-poštna sporočila, prednostno obravnavati in nemudoma ukrepati, če je mogoče, ali jih označiti za nadaljnje ukrepanje.
Pisarniški sistemi, vključno z namiznimi računalniki, prenosnimi računalniki, datotečni strežniki, večnamenskimi tiskalniki in mobilnimi napravami, potrebujejo tako postopke upravljanja kot tudi nujne primere. Ko se sistem zruši ali z računalniškim kosom opreme ne uspe, morajo vsi v vaši pisarni vedeti, koga klicati in kaj ne storiti (na primer sami poskušajte sami odpraviti težavo). Preberite 3 korake za zaščito vaših kritičnih poslovnih podatkov.
2. Določite jasno opredeljene odgovornosti.
Dobro upravljanje s pisarno je odvisno od ljudi, ki vedo, kdo je odgovoren za kaj - to so ljudje, ki so odgovorni, kdo opravi stvari.
Kaj bi se zgodilo, na primer, če bi nakup za vaše majhno podjetje naredil kdorkoli, kdajkoli? Bi lahko našli tiskalniški papir, ko ga potrebujete? Postavitev ene osebe, ki je odgovorna za naročanje celotne opreme in potrebščin, rešuje problem in skrbi za nemoteno delovanje. Ali zaposleni pošiljajo poimensko osebo kakršne koli zahteve za dobavo ali pa pošljejo ročno napisan seznam na vidnem mestu, kjer lahko ljudje doda tisto, kar potrebujejo.
Enako je pri upravljanju (računalniških) sistemov. Za varnost vaših računalniških sistemov in spremljanje stvari, kot so računi, gesla in programska oprema, morate imeti eno osebo. Uporaba sistemov v oblaku za pisarniške aplikacije, računalniško programsko opremo in shranjevanje podatkov je idealna rešitev za mala podjetja, vendar morate še vedno imeti zaupano osebo, dodeljeno za opravljanje administrativnih nalog, kot so dodajanje / brisanje uporabnikov, dodeljevanje dovoljenj itd.
3. Vodite zapise - in posodabljajte poslovne zapise.
Vodenje evidenc zveni kot najlažji del dobrega upravljanja pisarn - dokler menite, da je treba te zapise ohraniti dostopne in posodobljene. Toda prvo pravilo, da ste dober pisarniški vodja, vam bo pomagal, posodabljanje zapisov uradno rutinsko. Ko na primer dobite novo stranko ali odjemalca, potrebujete le trenutek, da ga vnesete v podatkovno bazo stikov. Potem bo trajalo le še en trenutek ali dva, da posodobite zapis, potem ko ste z njim govorili po telefonu.
(Upoštevajte tudi, da ima večina pristojnosti Zakone o zasebnosti, ki urejajo ravnanje s podatki o strankah.)
4. Sprehodite se skozi pisarno in sedite.
Je vaš urad primer upravljanja vesolja ali slabega upravljanja prostora?
Ko hodite po pisarni, ali morate obrisati okoli ovir ali tvegati, da bi se nekaj potegnil?
Ko sedite za mizo, lahko dejansko delate udobno tam? Ali so stvari logično urejene tako, da bodo stvari, ki bi jih najbolj uporabljali pri mizi, najbližje roki?
Danes je v pisarnah veliko stvari, od tiskalnikov pa preko pisalnih omar . Za dobro vodenje pisarn, morate biti prepričani, da so vse stvari v pisarni urejene za največjo učinkovitost - in največjo varnost. Osnove malih ali notranjih pisarn načrt ponuja nasvete za varno izpolnjevanje moči, osvetlitev in prezračevanje potrebe vašega pisarniškega prostora .
5. Naredite dolgočasno delo.
Preveč je enostavno odložiti stvari, ki vam niso všeč, in večina poslovnih ljudi ne uživa nalog, kot so vložitev , pošiljanje in prejemanje, ali knjigovodstvo - tudi pisarniški menedžerji.
Na žalost, pisarna, kot kuhinja, ne bo dobro delovala brez opravljenih opravil.
Če ste lastnik majhnega podjetja, ki je v položaju, da ne morete dodeliti ne glede na to, koga vi gledate kot dolgočasno ali neprijetno delo nekomu drugemu, si prisilite, da ga redno pridete tako, da vsak teden načrtujete čas za to. Na primer, vzemite jutro ali popoldne in ga porabite za hladne klice , vrnitev neprednostnih e-poštnih poizvedb, objavljanje oglasov v družabnih omrežjih , pridobivanje računovodskih podatkov ali posodabljanje zapisov.
6. Delegirati in oddajati.
V popolnem svetu bi vsakdo delal tisto, kar je imel ali bi imel čas, da naredi, in dobro. Ker svet ni popoln, namesto tega mnogi ljudje počnejo stvari, za katere nimajo časa ali talenta, da bi delali dobro.
Delegiranje in zunanje izvajanje ne morejo le izboljšati vašega poslovnega upravljanja vašega malega podjetja, temveč vas osvoboditi, da se osredotočite na svoje nadarjenosti, s čimer boste izboljšali svojo spodnjo linijo. S skrajšanim delovnim časom ali virtualnim pomočnikom boste morda lahko obdelali številne vaše pisarne ali administrativne naloge. Več o prenosu lahko preberete v razdelku Odločite se za preselitev .
7. Poslovno načrtovanje naredite kot prednostno nalogo.
Veliko lastnikov malih podjetij preživi svoje dneve, ki delujejo in reagirajo - in se potem sprašujejo, zakaj se zdi, da se vrtijo kolesa. Poslovno načrtovanje je pomemben sestavni del dobrega upravljanja pisarn in mora biti del vaše redne pisarniške rutine.
Uspešni lastniki malih podjetij vsak teden porabijo čas za poslovno načrtovanje in mnogi uporabljajo vsakodnevno poslovno načrtovanje kot orodje za določanje ciljev in rast.
Vodič za poslovno načrtovanje je odličen primer za začetek vašega poslovnega načrtovanja; določi okvir za poslovno načrtovanje vašega malega podjetja in nudi vsa sredstva od pisanja izjave o viziji skozi pravila za določanje poslovnih ciljev .
Če imate zaposlene, jih vključite v poslovno načrtovanje bodisi formalno bodisi neformalno.
Ljubili boste razliko
Ne pustite, da se kaos posega v poslovanje. Ko začnete uporabljati te sedem načel dobrega upravljanja pisarn, boste presenečeni nad razliko, ki jo nudi dobro upravljanje pisarn - in koliko več dela naredite.
Poglej tudi:
Zakaj je računalništvo v oblaku idealno za mala podjetja
Obvladovanje vašega zbirnega sistema